Era un po’ che volevo scrivere un pezzo sul project management.
Quale momento migliore dell’anno se non il finire di dicembre, dove buoni propositi, panettone e spumante si mischiano per perfezionare quella visione che abbiamo di noi stessi e del nostro modo di lavorare? 😀
Partiamo dalle basi. Chi lavora con il web, impiega due soli strumenti: tempo e attenzione. Sfruttali al meglio e le tue giornate saranno calme e fruttuose. Trascura la loro organizzazione e ti ritroverai a lavorare molto per concludere poco. Stress a parte.
Sai, non sono mai stato un tipo da software di project management. Li ho sempre trovati una complicazione, piuttosto che una soluzione.
Oggi ti voglio raccontare quale strumento (spoiler: dapulse) ho scelto e perché per razionalizzare i miei progetti.
Sai, non sono mai stato un tipo da software di project management, dicevo. Ho sempre organizzato il mio tempo con iCal. Continuo a farlo, capiamoci, ma mancava qualcosa.
Mancava un software in grado di darmi visione globale sullo stato di avanzamento di diversi progetti. Di appuntare note e scadenze. Di assegnare task e priorità. Il tutto in un’interfaccia, accidenti, semplice.
Così, dall’inizio dell’estate sono andato progressivamente a scremare un tool che potesse fare al caso mio. Credo di aver affrontato le demo di almeno una quindicina di tool di project management, dal più minimale a quello pensato per le grandi agenzie. Dal semplice task manager sino a servizi a tutto tondo pensati per freelance.
Non ne ho trovato uno che facesse al caso mio.
I prodotti erano di per sé eccellenti. Solo, facevano… troppo.
Gli strumenti di project management non funzionano
Se stai leggendo queste righe, forse ti ritroverai in ciò che sto per scrivere.
Un software di project management dovrebbe semplificare la vita di chi lo usa, corretto? O almeno, questo è il piano. Dovrebbe permettere ai progetti di fluire dalla loro concezione al rilascio in maniera organizzata e integrata con il flusso di lavoro vero e proprio.
E invece no.
Spesso ti ritrovi di fronte a interfacce pesanti, piene di opportunità e opzioni di configurazioni ma che non danno alla fine una vera visione globale sullo stato di avanzamento di un progetto.
Altri, che invece lo fanno, richiedono un tempo di adozione tremendo per integrare la logica del servizio con quella di un team di anche solo un paio di persone.
Non sono, quasi mai, la soluzione ideale per chi lavora da solo. Perché se sei colui che si occupa di mandare avanti i progetti in una qualunque agenzia e il tuo lavoro è scrivere email, confrontarti con i clienti e usare il tool di project management che hai scelto, allora queste soluzioni faranno al caso tuo.
Sei sei colui che insieme a tutto ciò dovrà anche fare il lavoro, da zero a cento o quasi, ti serve qualcosa di diverso.
Perché ho scelto dapulse
Cosa cercavo nel mio strumento di projectt management perfetto?
- Velocità. Se per caricare il software di gestione dei miei progetti e raggiungere il progetto giusto devo impiegare quindici secondi – tutte le volte – tanto vale che appunti le note sul desktop con TextEdit;
- Una controparte su app desktop. Per evitare, soprattutto, di dover mantenere aperta una tab del browser per accedervi tutte le volte;
- Una controparte su app mobile. Per poter tenere d’occhio lo stato di un progetto o appuntare una breve nota anche in movimento;
- Gestione di to-do, scadenze e note. Non mi serve sapere cosa devo fare, in linea generica, ma poter ospitare per ogni nota un approfondimento (materiale, link, testi) da riprendere al momento giusto;
- Assegnazione di task a un team. Così da poter coinvolgere di volta in volta collaboratori su precisi task di un singolo progetto;
- Semplice. Sul serio, semplice. Da comprendere, da spiegare a un team, da integrare nella mia giornata lavorativa. Altrimenti, non ne vale la pena.
Suona interessante?
dapulse fa esattamente tutto questo.
Chi legge questo sito da abbastanza tempo conosce la mia grande linea guida: parla di ciò che sai o che hai provato sulla tua pelle. Ecco. Uso dapulse ormai da quasi un paio di mesi e non riesco a capire come abbia fatto a farne a meno e perché accidenti nessuno ci avesse pensato prima.
In due parole, dapulse porta l’idea del task management a livelli incredibilmente più potenti, rimanendo ancorato a una semplicità che ha del ridicolo.
Ecco come funziona:
- Crea una bacheca, assegnata a un tuo cliente;
- Crea un primo gruppo di “Pulse” (pulse = task);
- Scegli numero e tipo di colonne per ciascun gruppo di Pulse e cosa le colonne dovrebbero contenere per te (testo, date, ruoli, contatori);
- Assegna specifiche opzioni per le colonne (testi e colori) che ti aiutino a contrassegnare ciascun Pulse nelle diverse fasi di progetto.
Tutto qui.
Alla base di un’efficiente organizzazione di un progetto ci sono solo alcune condizioni: sapere cosa va fatto, se viene fatto e se ci sono criticità.
Ciò che ti serve, al di là di tutto, è un task manager abbastanza evoluto da poter essere modellato sulle specifiche necessità di un progetto o del tuo modo di lavorare.
Dapulse fa esattamente questo.
Fantastico. Assolutamente fantastico.
