5 buone pratiche per scrivere email (molto più) efficaci

Quante email hai ricevuto stamattina?
Quante erano “fresche di giornata” e quante ricevute la sera prima?
A quante email devi ancora rispondere, prima della fine di questa giornata?

Anche se non lavori esplicitamente con il web, le email sono probabilmente parte della tua vita. Perché puoi essere un web designer, un illustratore, un architetto, un avvocato o chissà cos’altro ma se hai bisogno di relazionarti con le persone nel mondo moderno, in qualche modo con le email dovrai averci a che fare.

C’è un problema.
Le email sono il mezzo, non il risultato.
Tutto il tempo speso nel gestire la propria posta è falsa produttività.

Perché saper scrivere email efficaci è importante?

• Perché ti rendono più efficace nel tuo lavoro concreto
• Perché email scritte bene generano meno email in risposta
• Perché ti permettono di risparmiare tempo, tanto tempo, ogni giorno

Se tutto ciò non ti sembra fantastico, puoi continuare a scrivere email lunghe, noiose e inefficienti. Così, come viene viene. Oppure iniziare un piccolo percorso che ti porterà a liberare intere ore ogni mese, da dedicare ad attività decisamente più proficue del rispondere all’ennesima email di chiarimenti.

Falsa produttività

Dicevamo: la gestione della posta elettronica è l’esempio più calzante di falsa produttività. Stai spendendo del tempo per descrivere cosa hai fatto, stai facendo o dovrai fare. Senza farlo.

Anche volendo considerare singola, risicata ora al giorno – sessanta minuti reali, anche non continuativi – dedicata esclusivamente allo scrivere e rispondere messaggi di posta, a fine mese avrai occupato venti ore. Venti ore. Due 2,5 giorni lavorativi ogni mese rinchiuso nel tuo client di posta!

Inoltre, forse avrai già sperimentato la catastrofe in grado di generare un’email scritta male. Ovvero, nuove email in risposta, sempre meno chiare passaggio dopo passaggio. Che consumano sempre più tempo, attenzione e energie.

Così, non è sempre detto che per rispondere a Gianni del reparto tecnico sia necessario sviluppare un piccolo saggio breve del perché e del percome la situazione sul sito del cliente si sia evoluta in un certo modo. O che alla richiesta di approfondimento da parte del capo su un certo processo interno debba leccare la punta della matita (virtuale) sudando come sui banchi di scuola in procinto del tema di maturità.

Oggi ti racconto le mie personalissime cinque regole d’oro per gestire meglio le proprie email e far sì che ciascuna di essi conti davvero.

(Hey, quante email ti sono arrivare da quando hai iniziato a leggere? A quante devi ancora rispondere?)

1. Empatia Vs Efficacia

Le email non sono un mezzo in cui essere empatici. Può suonare rude e talvolta essere vicini ai sentimenti dell’interlocutore aiuta – ciascuno ha una propria sensibilità a cui attingere per capire il momento migliore in cui farne uso – a migliorare la gestione di un progetto. Tuttavia quando parliamo di lavoro l’obiettivo primario è sempre rendere la singola email un mezzo quanto più efficiente nel trasmettere un’informazione.

Se lavori su un progetto e ipotizzi una criticità dietro l’angolo, non ha granché senso sviluppare tutta la cronistoria del come sei arrivato a questa consapevolezza. Un semplice paragrafo che descriva il problema e le potenziali conseguenze sarà sufficiente a scatenare una reazione.

2. Un email, un obiettivo

Una di quelle email l’abbiamo ricevuta tutti. L’email contenente una ventina di punti lista in cui il cliente (o il collega, o il capo) ci chiedeva di rispondere il prima possibile per risolvere qualche piccolo dubbio.

E così ha inizio. Il balletto di risposte, risposte in contemporanea tra colleghi, menzioni e testi che si fondono tra loro. Qualcuno racconta di essere arrivato anche al punto in cui si inizia a rispondere in colori diversi, in un roboante arcobaleno di improduttività.

Perché email di questo tipo sono la morte della produttività. Al tuo interlocutore non importa davvero quante email gli spedisci. Gli importa come può farne uso per orientarsi, capendo quali sono le priorità dal tuo lato.

Così, se non puoi proteggerti dalle “to-do email” almeno puoi iniziare tu stesso, da oggi, a riservare un singolo obiettivo per ogni singola email.

3. Enfatizza le domande

Il tempo è poco e vorremmo spenderne ancor meno abbracciati a un client di posta. Talvolta è la formattazione stessa che fa la differenza.

Se l’obiettivo della tua email è ottenere risposta a una domanda non inserirla al fondo di un paragrafo, peggio ancora se nel mezzo di altri paragrafi in cui introduci e chiudi il discorso.

Evidenzia la tua domanda in un paragrafo a parte.
Spaziata. Ben evidente.

Non servono grassetti, quanto una buona gestione dello spazio (poco) che hai destinato al tuo messaggio.

4. Quando un’email non basta

E se un paio di paragrafi o poco più non bastano?
Allora l’email non è il mezzo giusto per esaurire il tema.

Due sono le strade:

• Proponi una call in Skype o GoToMeeting
• Linka a un documento condiviso in Google Drive

A conti fatti, è molto più efficiente farsi trovare liberi per dieci minuti al telefono e smarcare alcune finezze che infilarsi in un botta e risposta di email senza fine.

Se i temi da trattare richiedono una struttura organizzata, un documento condiviso in Google Drive ti permetterà di mantenere traccia di tutte le revisioni del documento (hey, mica male!), con una separata logica di commenti interni decisamente più efficaci dell’ostinarsi a riportare tutto via email.

5. Impara a quotare (ti prego)

Infine, l’arte di quotare. Che no, nulla ha a che fare con la guerra dei quoti (interessante la storia del refuso nella traduzione dello Star Wars del ’77, per inciso) ma che giocano un ruolo fondamentale per seguire il flusso di una discussione via email.

Citare la parte giusta del messaggio (e cancellare tutto il resto) ti permette davvero di poter rispondere con una singola frase, senza dover reintrodurre tutte le volte il contesto. E di farti capire.

Eppure no, spesso ci troviamo email dove per poche righe di messaggio si nascondono, subito sotto la firma, venti o trenta diversi messaggi che si trascinano passaggio dopo passaggio. Pesantissimi e inutili.

Quota bene, vivi felice.

TL;DR – Too Long, Didn’t Read

TL;DR è uno slang nato sul web per indicare che no, non si è letto tutto il testo riportato perché troppo lungo e complesso. Non ne valeva la pena. Non si capiva dove andava a parare. Ecco: si applica perfettamente al contesto.

Saper scrivere email sintetiche e nel contempo efficaci è una gran cosa. Più diventi efficiente, meno email ricevi in ritorno ogni giorno, sbloccando a cascata sempre più tempo libero da dedicare ad attività migliori, soddisfacenti e remunerative.

È davvero la skill trasversale migliore che puoi coltivare nel tempo.