No inbox zero, ma una gestione consapevole e serena: il mio metodo per la gestione della casella email

Un guest post di Krisztina Fekecs

Nonostante i vari tipi di messenger (Facebook, Skype, Telegram, Slack) e le piattaforme di project management (Trello, Asana), creati per aiutare il lavoro e la comunicazione dei team, le email comunque sono ancora necessarie per qualsiasi tipo di business; una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale. Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Secondo vari fonti passiamo mediamente 6 ore al giorno a gestire le nostre mail, praticamente la metà della giornata è dedicata a questa attività. Quando si parla di produttività il primo passo è l’analisi delle attività; una volta che abbiamo capito che la gestione delle email pesa così tanto nelle nostre giornate lavorative, penso che si sia capito anche l’importanza di trovare una soluzione per spendere meno tempo possibile sopra le email, ma nello stesso tempo avere il controllo della propria corrispondenza.

Fino a qualche anno fa lavoravo in una azienda leader nell’automotive  seguendo 3 direzioni e 3 direttori del top management, e praticamente passavo le mie giornate a leggere la posta, mia e quella dei miei capi. C’erano periodi quando mentre cliccavo su Invio di una risposta mi arrivavano altre 5-6 email nuove. Praticamente era una storia infinita ma innanzitutto molto frustrante.

In questa super azienda chiaramente ero costretta a seguire le disposizioni aziendali relative ai software informatici da usare e quindi non ho potuto sperimentare delle soluzioni più smart. Quando ho avviato la mia attività di Assistenza Virtuale ho voluto trovare delle soluzioni che mi permettessero di gestire la mia posta con efficacia. Quando dico soluzioni, penso sia ai processi che ai tool disponibili per la gestione di questo canale di comunicazione così importante nella nostra vita.

Le 5 azioni fondamentali per la gestione efficace della posta elettronica

1. La prima è un’ importantissima azione: usa Gmail!

E’ facile, gratuito, considerato professionale e esistono tantissime estensioni per completare la sua funzionalità.  Se hai una casella legata al tuo sito web, comunque puoi attivare l’inoltro delle mail e quindi avere visibilità della posta anche nella tua casella di Gmail. Anzi io ti consiglio di avere diversi account, per poter gestire separatamente la corrispondenza privata, quella professionale e le iscrizioni alle newsletters. Avere le newsletters in una casella separata vuol dire togliere (di vista) almeno la metà delle email da gestire. A proposito di newsletters, sei sicuro di voler leggere tutte le mail che ti arrivano? Magari alcune non ti interessano più ma non hai avuto ancora il tempo di disiscriverti. Usa Unroll.me, un tool fantastico che raccoglie tutte le tue iscrizioni, quindi potrai decidere quali mantenere e da quali invece farti cancellare con un click. Tutte le news che invece per te sono importanti potrai leggere in un momento dedicato, magari solo una volta alla settimana, ma non durante le ore di lavoro!

2. Scegli l’orario dedicato alla gestione delle email:

Trova l’orario migliore per te, il quale non dovrebbe essere nel periodo dedicato alla focalizzazione della tua attività prioritaria, ma piuttosto prima o dopo pranzo per esempio quando puoi dedicarti alla tua posta con regolarità. Se riesci a mantenere lo stesso orario per tutti i giorni vuole dire che ogni email sarà gestita entro 24 ore, che è già un risultato fantastico! Hai notato anche tu che in Italia ci sono troppo persone che proprio non rispondono? Lo dicono – purtroppo – tanti stranieri, non solo io. 🙂

3. Crea le tue sottocartelle di archivio

Anche se la funzione di ricerca nella casella di Gmail è molto efficace, avere le cartelle secondo l’argomento/cliente/attività può essere molto comodo e nello stesso tempo hai già il tuo sistema di archivio sempre aggiornato. Quindi apri la posta, elimina spam e pubblicità, archivia subito le email di riposta/conferma/informazione. A questo punto nella tua casella di arrivo dovrebbero esserci solo le mail da gestire.

4. Usa la matrice di Eisenhower

Definisci le priorità a seconda di questa matrice

• Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito (nel 90% dei casi subito vuol dire entro 24 ore)
• Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare
• Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega
• Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità , email da cancellare o da archiviare

5# Ed ora un piccolo trucco per creare una to do list dalle tue email.

Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista. Poi registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e creare velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets; quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!

Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “ azione”, e quindi praticamente avrai  fatta la tua to do list. Trattandosi di un Google doc la potrai condividere anche con i tuoi collaboratori per far gestire subito le mail con priorità “delegare”

Le attività che avranno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap, possono essere trasformate in una Card su Trello, quindi eventualmente anche condivise con il resto del tuo team.

I 10 migliori plugin per Gmail

Gmail offre tantissimi plugin con cui può diventare molto più completo, addirittura un strumento potente di marketing.

WiseStamp

Che cosa dice la tua firma elettronica di te? In realtà sarebbe in grado di fornire informazioni sui recapiti, sui profili social, trasmettere il link del tuo ultimo articolo o includere la tua foto. Tutto questo con WiseStamp è possibile anche gratuitamente. Sapevi che gli utenti che hanno aggiunto la loro foto per la loro firma hanno  ottenuto il 32% in più di risposte alle loro e-mail?

FollowUp.cc

Come suggerisce il nome, si tratta di un plugin di Gmail che consente di organizzare un follow up per garantire che nulla scivoli nel “dimenticatoio”. Il modo in cui funziona è semplice. Quando si sta inviando o si risponde a una e-mail il plugin ti dà la possibilità di impostare una data di follow-up per il futuro. In questo modo, non è necessario fare affidamento su note, calendario o sulla tua memoria.

Boomerang

Ti sei mai chiesto se c’è un modo per programmare messaggi di posta elettronica? Con Boomerang è possibile pianificare gli invii, tracciare l’apertura e notificare se non si riceve risposta entro qualche giorno. In realtà Boomerang può essere attivato anche per una casella legata al tuo dominio, quindi volendo potrebbe diventare un aiuto importante per la tua e-mail marketing.

Yesware

Ti sei mai chiesto cosa succede al tuo indirizzo email, dopo aver cliccato invio? Forse l’altra persona la apre subito. Forse lascia aperta la sua casella di posta elettronica per diverse ore senza guardare. O ne ha troppe da leggere e arriverà alla tua molto tempo dopo. O forse non ha mai aperto tutte le e-mail. Invece di lasciare che queste elucubrazioni ti riempiano la mente, è il momento di utilizzare il plugin Yesware Gmail. Con questo, tutto quello che devi fare è un clic sulla casella “Track” prima di cliccare su invio, e da allora ogni funzione, che il destinatario avvia, verrà registrata.

Streak

Ci sono molte soluzioni da scegliere, ma c’è una cosa che rende questa soluzione unica: è progettato specificamente per l’utilizzo all’interno di Gmail. Per coloro che trascorrono molto tempo a condurre gli affari attraverso la loro casella di posta, questo è un plugin da prendere in considerazione. Ci sono diverse caratteristiche molto utili: strumenti di collaborazione, che consente di condividere facilmente i contatti, file e molto altro ancora. Una struttura flessibile per soddisfare le esigenze della tua azienda.

Rapportive

Rapportive è stata acquisita da LinkedIn, e quindi aiuta a portare i profili LinkedIn sul tuo account Gmail. Sia per informarti sia per una consultazione veloce senza dover lasciare la casella postale.

FullContact

Se sei alla ricerca di un modo per conoscere meglio i tuoi contatti di Gmail, il tutto senza lasciare la tua casella di posta, è necessario sperimentare le caratteristiche di FullContact. Ti può aiutare in molti modi come ad esempio passare con il mouse sopra un contatto per visualizzare un profilo completo, compresi, ma non limitatamente a legami sociali, le informazioni di contatto o una foto.

Assistant.to

Ti capita mai di trovare qualcuno di cui pensi che ha avuto un assistente per aiutarlo a fare il programma di tutte le riunioni importanti? Una volta che hai il plugin gratuito Gmail installato, il processo per la creazione di un incontro è semplice: fai clic sul logo Assistant.to nella finestra di composizione. Crei un titolo per il meeting e selezioni una posizione e il tempo. Da lì, fai clic sul pulsante “Inserisci Tempi nell’e-mail”. Invia la tua email e attendi una risposta da parte del destinatario. Il destinatario può confermare, smentire, o apportare modifiche alla riunione proposta.

ToutApp

Condivide caratteristiche con altri strumenti simili in questo elenco, come ad esempio Yesware, ma è in grado di muoversi al vertice del settore, grazie alla suo perfetto approccio di integrazione. La differenza principale tra ToutApp e altri strumenti simili è il modo in cui puoi mandare email ripetitive selezionando il template giusto  e i profili email a cui mandare. Soprattutto  per  l’area delle vendite e i professionisti del marketing questo è un grande beneficio.

ActiveInbox

Mettendo insieme posta elettronica e gestione delle attività, la tua casella di posta Gmail si trasforma in una centrale di dati che si tiene attiva in ogni momento.

• Non scompariranno più messaggi. Come sai, per i messaggi inviati e ricevuti, la maggiore possibilità è quella che qualcosa scivoli nel “dimenticatoio”. ActiveInbox aiuta a proteggere contro ciò, dando strumenti, oltre alle cartelle standard.
• Monitoraggio e-mail. Non dimenticare che questo plugin è in grado di monitorare le email fino a quando non si riceve una risposta, facendo in modo che tu non debba mai trascurare una nota importante.
• Scrivi e invia più tardi. È possibile comporre una e-mail ora, ma pianificarne l’invio successivamente. Questa è una caratteristica che si può utilizzare più di quanto si pensi.

La missione Inbox zero al livello giornaliero secondo me è impossibile e potrebbe diventare ulteriore fonte di stress, mentre una gestione consapevole con processi impostati ti può regalare la Inbox zero settimanale!

Puoi generare tanti lead, ma con risposte in ritardo o addirittura mai arrivate potresti anche perderli tutti!