Lavorare con le email senza stress: 3 comportamenti che dovresti abbracciare

Ripensa il tuo modo di lavorare con la posta elettronica

Se lavori in un qualche modo sul web, se curi un tuo blog o semplicemente ti trovi di fronte al monitor per una manciata di ore giornaliere, avrai sicuramente notato come la gestione delle email tenda rapidamente a diventare un secondo lavoro.

Eh già, c’è sempre qualche nuovo messaggio da controllare. Risposte da inviare, attività da confermare.

Clicca. Leggi. Prossimo messaggio.
Sempre costantemente sull’attenti nel timore di perdersi qualcosa di importante.

Cresce l’ansia, diminuisce l’attenzione sui compiti che dovresti realmente svolgere e dopo qualche tempo ti trovi a spendere la maggior parte del tuo tempo spedendo reminder e to-do al tuo stesso indirizzo incastrando nel tempo rimasto il “fare” realmente qualcosa.

Un problema sopravvalutato?

In una settimana di lavoro media ci sono circa 40 ore, ovvero 2400 minuti. Moltiplica questo dato per 52 settimane e avrai 2980 ore lavorative.
Ecco, controllare la posta anche solo ogni 5 minuti equivale, alla fine dell’anno, ad aver dato uno sguardo alla propria inbox per più di 24.000 volte.

Come abbassare questo valore cercando di sfruttare al meglio il tempo speso?
Come tornare finalmente a lavorare attraverso le email piuttosto che sulle email stesse?

1. Controlla la tua inbox solo quando puoi effettivamente lavorarci

Quando comunichi la tua reperibilità di fronte a una base di contatti piuttosto attiva, è facile cadere nel tranello di controllare la inbox per assicurarsi che nessuno di questi abbia lanciato qualche disperata richiesta di soccorso e che il mondo sia improvvisamente caduto nel caos.

Due quindi le situazioni che puntualmente si verificano:

• A. Nessuna mail è presente. Hai sospeso inutilmente la tua attenzione da un compito già avviato e ora devi riconquistarla il più in fretta possibile
• B. Hai ricevuto una mail decisamente importante. Al momento però stai lavorando su tutt’altro, hai definito priorità diverse e dovrai comunque posticiparne le azioni richieste.

Il vantaggio, in entrambi i casi, è piuttosto risibile. Controlla la inbox solo quando hai effettivamente del tempo da dedicare agli eventuali messaggi presenti. Tutto il resto è tempo perso. Tira del filo spinato intorno ai compiti più rilevanti della giornata, controllando l’arrivo di nuove mail solo all’inizio o al termine di ciascuno di essi.

Se qualcuno dei tuoi contatti avrà una necessità così impellente contattarti beh, avrai fatto meglio a fornirlo di un numero di cellulare per le vere emergenze, e la sospensione dell’attenzione dai tuoi task giornalieri non sarà stata vana.

2. Attieniti alla “Regola del 3+1”

Spedisci email quanto più sintetiche possibili.
Ne gioverà la qualità della conversazione con i tuoi contatti e la loro reattività nel risponderti.

Pensaci un attimo. Le mail non sono fatte per discutere in maniera estesa del report di 140 pagine che ti hanno inviato ieri a fine riunione, così come non dovrebbero rappresentare il solo e uno modo di seguire il filo di una discussione articolata sul tuo nuovo progetto. Per compiti come questo la rete ci ha donato (fortunatamente) spazi collaborativi come Google Docs, Skype per le (video) conferenze e tool per il mind-mapping online.

Perciò:

• Usa 3 Paragrafi al massimo
• Richiedi una sola azione destinatario

Non sempre ci si riesce, ma l’obiettivo dovrebbe essere questo. Non è questione di apparire rudi o poco cortesi, quanto piuttosto di considerare il mezzo per quello che realmente è: un tuo strumento di lavoro con cui puntare al sodo e permettere a entrambi i lati (tu e i tuoi contatti) di avere una chiara visione globale degli argomenti trattati.

3. Abbraccia il potere dei filtri (e di un buon setup)

Non c’è davvero più motivo di trascurare, volontariamente o meno, tutti gli aspetti più interessanti e pratici del tuo mail client.

Il campo in questo caso è davvero vasto, tuttavia sono sicuro che se provi ad indagare qualche voce di menù del software che usi per leggere le tue mail scoprirai interessanti funzioni per filtrare e archiviare i messaggi in ingresso. In modo che la newsletter a cui ti sei iscritto tre mesi fa non vada a togliere attenzione alla comunicazione che anticipa la riunione dello staff di un paio d’ore. 😉

Se invece usi Gmail come client di posta principale (come molti dei miei contatti) le cose si fanno ancora più interessanti e forse possono tornarti utili un paio di risorse:

• Become a Gmail Ninja
• Become a Gmail Master Redux
• Better Gmail 2: un’estensione per GreaseMonkey in grado di mandare Gmail alle stelle

Anche questo è un passo in avanti per difendersi dall’information overload, giusto?

Qualcos’altro di cui dovresti tenere conto

• Usa oggetti descrittivi – Quanto odieresti ricevere una comunicazione fondamentale per il tuo lavoro sotto l’oggetto “ciao”, rigorosamente minuscolo? Titola le tue mail in modo che il destinatario abbia a disposizione un primo strumento per filtrarle dalla restante massa in entrata.
• Impara quando non è fondamentale usare una mail – Non sempre è necessario rispondere per filo e per segno ad una mail. A volte alzare il telefono e scambiare due parole al volo, altre una conferma rapida in chat sono più che sufficienti a comprimere in qualche ora processi di più e più giorni.
• Definisci dei paletti (anche detta: buona educazione) – Rendi chiaro ai tuoi contatti il tuo modo di utilizzare la posta elettronica. Rendi chiari soprattutto i momenti della giornata (e della settimana) in cui per te è off-limits. Credimi, non tutti danno per scontato che non si lavori nel weekend o non si risponda “all’ultimo messaggio importante!!! (tre punti esclamativi obbligatori)” fossero anche le undici di sera.
• Definisci un rapporto “Nessuna risposta = Tutto ok” – In alcuni casi puoi trovare contatti sufficientemente saggi con cui impostare una logica di collaborazione del tipo “se non ricevo risposta alla mail, vuol dire che è stata letta e che tutto sta procedendo per il meglio”. Da usare con cautela, ma con le persone giuste può tagliare senza sofferenza metà delle mail superflue.

Personalmente, tendo a sfruttare per quanto possibile tutti i punti presenti in questo articolo. Suddivido la mia giornata in alcuni momenti chiave in cui dedicarmi allo smistamento dei messaggi, effettuando una prima scrematura con il flag “importante” di turno e assicurandomi di aver ripulito totalmente questi marker al termine di ogni giornata, in modo da non trascinarmi messaggi importanti (ma che tuttavia non richiedono un task immediato) per più di 24 ore.

Tutto il resto, come già detto, è off limits.

La figura dell’imprenditore 2.0 costantemente reperibile, impegnato e stressato comincia francamente un po’ a stancare. Lavorare con il web non comporta oscure dinamiche o processi mentali più impegnativi di molti altri uno-punto-zero, quanto piuttosto il saper utilizzare i giusti strumenti con criterio senza venire fagocitati progressivamente da essi.

Lavorando con saggezza. E si spera con un buon profitto personale.

E tu, ti riconosci in quanto scritto? 😉