Come ho raggiunto la inbox zero

Lavorare meglio

Sono affascinato dalle caselle di posta elettronica altrui.
In senso accademico, naturalmente. 🙂

Talvolta mi capita, durante una consulenza o in riunione, di trovarmi di fronte a queste inbox.

Caselle di posta dove serenamente campeggiano numeri a quattro, cinque cifre in grassetto tra le mail in arrivo, ancora da leggere. Dove decine e decine di cartelle mostrano contatori che bramano attenzione. Dieci mail per la cartella “urgente”. Quarantacinque per la cartella “Progetti”. E così via. Pagine su pagine.

“Dovrei mettere ordine”, si sente ogni tanto in tono desolato.
“Non trovo la tua mail, me la rimandi mica?”, si sussurra.

Che poi, ciò non ha niente a che vedere con la qualità del proprio lavoro, ma con la qualità del proprio tempo. Puoi essere il miglior professionista del mondo ma se la tua casella di posta elettronica esplode di messaggi tra di loro contrapposti (per qualità, per obiettivo, per impegno richiesto), stai dirigendo male la tua attenzione.

E l’attenzione è un bene limitato.

Così, oggi voglio raccontarti come ho raggiunto la Inbox Zero: una casella di posta pienamente operativa. Senza messaggi in attesa di eterna lettura. Senza cancellazione a priori. Efficace. Leggera. Produttiva.

Basta poco.
Pochissimo.
A direi il vero, un semplice approccio mentale.

Se ci pensi, sono solo tre i tipi di email lavorative che riceviamo ogni giorno.

1. È un’attività

Più della metà delle mail di lavoro contengono attività da svolgere. Qualcosa che deve diventare concreto. Nel mio caso, il messaggio diventa immediatamente un tassello in iCal (lo strumento migliore per gestire il tuo tempo) e la mail viene archiviata.

Non è più necessaria. Ho spostato la mia attenzione in un contesto, il calendario, decisamente più adatto. Non ho più modo di perdermi l’attività o di vederla scivolare verso il basso per nuovi messaggi in arrivo.

2. È un promemoria

Se non è un’attività, è qualcosa che si concretizzerà nello stesso senso. In questo caso, passa dritto su Evernote in un taccuino per cliente. Non ha senso tenere in vista decine di email con altrettante riflessioni che sottraggono spazio a nuove azioni in ingresso. Se sono note a margine, mi torneranno utili altrove. Puoi sostituire Evernote con il tuo CRM preferito, ma la sostanza non cambia. 🙂

3. È materiale

Se è materiale, trova spazio in una cartella. Perché non ho intenzione di caricare pesanti file in Evernote o tenere materiale riservato in Dropbox o simili. Oltretutto, non ho né il tempo né la banda per seguire il processo. Un paio di click e la mail viene smontata e archiviata. È più efficace cercare materiale di forma e dimensione diversa in un’architettura coerente sul tuo PC che tra migliaia di messaggi diversi.

Filtra tutto il resto

Poi certo, c’è tutto il resto. Potenziali nuovi contatti, newsletter, SPAM.

Tutto ciò che non combacia con le tre categorie di cui sopra ha due destini: un’immediata risposta con archiviazione del messaggio (e magari l’allocazione di task per il ricontatto dal mio lato), entro i due minuti massimo oppure la gestione automatica tramite filtri. Nel secondo caso un corposo set di filtri, in Gmail, mi aiutano a tenere sotto controllo periodicamente la deriva di nuove newsletter a servizi a cui sono iscritto o il rumore di fondo che semplicemente non voglio vedere.

La cosa bella?
Puoi iniziare oggi.

Anche se hai qualche centinaio di email marcate come ancora da leggere.
Inizia oggi, sul serio. E destina la tua attenzione a cose più importanti.