L’unico strumento che uso da sempre per organizzare il mio tempo

Suspance

Domanda: Cosa deve avere il tool perfetto per il time management? Quanti ne abbiamo già contati, la fuori, di servizi e software e app che cercano di guadagnarsi il podio in quanto a numero di feature, scalabilità, integrazione con il mobile e chi più ne ha più ne metta?

Cosa dovrebbe avere, alla fine, lo strumento perfetto?
Qualche idea.

• Per prima cosa, direi la possibilità di allocare velocemente task e note: operazioni che da libero professionista compierai realisticamente decine di volte ogni giorno;
• Poi, la possibilità di separare diversi task per priorità o tipo. Così da evidenziare, per esempio, il flusso di task relativo al tuo lavoro, al tuo blog, alle tue campagne pubblicitarie e così via;
• Non sarebbe neanche male un modo per monitorare la “pressione” lavorativa nei giorni a venire, così da poter a colpo d’occhio ricalibrare posizione, durata e tipo di impegni;
• E il resto del team e dei miei partner? Vorrei poter condividere uno o più flussi di lavoro in corso, in modo da integrarsi nelle mie giornate senza scatenare un fiume di email di volta in volta;
• Vorrei che si integrasse efficacemente anche con smartphone e tablet, permettendomi di gestire tutto questo in completa mobilità;
• Vorrei che fosse semplice, semplicissimo. Perché ogni click in più e ogni secondo speso male in un software del genere diventerebbero a fine mese intere ore sprecate;

Ecco.
Questo sì, sarebbe lo strumento perfetto.

Sai cosa? Esiste.
E con molta probabilità lo possiedi già. 😀

*rullo di tamburi*

Lo strumento che mi salva la vita ogni giorno e che mi permette di guadare il pericolosissimo fiume in piena di una giornata lavorativa standard è, semplicemente, iCal. Sì. Il calendario che ogni utente trova incluso in OSX.

Gli utenti Win non disperino, che Google Calendar fa esattamente le stesse cose. 😛

Io & iCal

Da libero professionista, le mie giornate si dividono tra impegni piuttosto diversi tra loro. Ci sono giornate piene di conference call o di riunioni in sede cliente, altre in cui è necessario sviluppare report, piani di lavoro, documenti operativi. Altre volte è necessario revisionare lavoro altrui. Altre semplicemente far procedere lavorazioni con un fitto scambio di email.

Nel tempo, ho organizzato il mio calendario così:

• Una serie di codici colore identificano il tipo di attività: verde per le attività lavorative, blu per la gestione del blog, rosso per le email, arancione per tutto il resto;
• Nessuno slot supera mai la durata di un’ora e mezza: sia questa una conference call o un’attività da svolgere in separata sede;
• Nelle note di ogni slot sono segnati i temi principali per la call o i rimandi a Google Drive per quel singolo cliente, così da poter rievocare rapidamente la portata di quella singola attività;
• La vista è quella su settimana singola, così da poter prevedere la pressione dei giorni a venire e riallocare rapidamente uno o più slot qualora sorgano imprevisti;
• Tutti i calendari sono già sincronizzati sul mio iPhone e iPad, così che sia in sede cliente che dal sofà di casa possa modificare ogni aspetto della mia settimana lavorativa con la stessa precisione e quantità di informazioni che avrei di fronte al desktop;
• Ogni evento lavorativo scatena un alert nei 15 minuti precedenti che compare su ogni dispositivo sincronizzato e, naturalmente, sul desktop in cui mi trovo la maggior parte del tempo;
• Sempre più di frequente, un calendario condiviso, specifico per clienti più complessi, viene condiviso con il resto dei miei partner così che anch’essi possano avere accesso in lettura alla mia disponibilità lavorativa in tempo reale, senza passare per le email;
• Attività non prioritarie come lo smarcare un certo tipo di email vengono associate ai task della giornata e rimossi al termine di quest’ultima;
• A fine giornata posso avere un colpo d’occhio sulle ore da fatturare e riportare il tutto nel software che utilizzo (Ronin). E avere, contemporaneamente e senza sforzi, un utile backup per ogni evenienza.

Insomma, lo confesso: senza iCal sarei letteralmente perduto.

Ho provato, giuro, negli anni a usare servizi di tipo diverso come Remember The Milk, o software come The Hit List e tutto ciò che avesse fare con la gestione di to-do e sistemi GTD. Niente. Batte. Un. Banalissimo. Calendario.

Perché? Perché a conti fatti quello che davvero ti serve durante la tua giornata è questo. Un metodo semplice per sapere cosa fare, quando farla e come prepararti a cosa verrà dopo.

Un sistema, soprattutto, in grado di assorbire una criticità senza spezzarsi in due. Nel momento in cui un cliente rimanda una call o una nuova riunione va infilata non mi trovo a dover far quadrare più tool, più task e chissà quanti altri aspetti. È tutto lì. Un colpo d’occhio e -se il blocco si incastra negli altri- è fatta.

Come gestisci il tuo tempo?

Aumentare la complessità, come dicevamo, non è sinonimo di migliori risultati. Ogni azione che risparmi nel gestire il tuo tempo ti lascia, beh, più tempo per fare dell’altro. Banale, ma questo è il succo. E se non hai mai fatto di iCal o Google Calendar un pilastro delle tue giornate, beh, dovresti realmente iniziare a pensarci.

E ora a te: quale strumento usi per gestire il tuo tempo?