Guida pratica alla sopravvivenza nella inbox: quanto sei efficiente nel gestire le email?

Sopraffatto dalle email?

Gestire la propria posta in modo efficace è letteralmente la base per chi lavora con la rete. Puoi essere il miglior professionista al mondo, ma se non riesci a smistare con successo la mole di messaggi che ricevi ogni giorno, stai viaggiando con il freno a mano tirato.

Gestire male le proprie email significa dilatare tempi, creare inutili fraintendimenti e perdere l’agognata visione globale sulla propria attività. Tragico? Forse. Tuttavia, più trascuri una buona gestione, più i problemi diventano significativi.

Eppure, con la posta dobbiamo pur avere a che farci. 😛

Di questi giorni, la prassi è scaricare perlomeno una ventina di nuovi messaggi a ogni controllo. Di gente che, comprensibilmente, ci chiede soltanto attenzione.

Se stai iniziando a pigiare con terrore il tasto “Ricevi” o se aprire Gmail ti crea sempre più ansia, questo è dedicato a te. Oggi ti racconto come ho raggiunto l’agognata inbox zero, sopravvivendo nel turbinio della mia casella di posta.

1. Non controllare le email quando non puoi agire

Se devi scegliere tra fare qualcosa e controllare le email, prima fai quel qualcosa, poi controlla le email. Perché tutte le volte che metti il naso nella posta, succedono due cose:

• Porti a zero il tuo livello di attenzione;
• Entri nel loop del “dai, ancora solo un reply e poi riprendo”

…hey, chi ha azzoppato la produttività di oggi?

2. Usa Gmail

Dai, diciamocelo con franchezza: Gmail è la cosa migliore che sia potuta capitare a chi lavora con le email. È enorme, possiede un filtro antispam finalmente degno di questo nome, integra meccaniche utilissime per gestire alti volumi di materiale ed è sempre disponibile da ogni dispositivo.

Il mio personale setup di Gmail prevede l’uso della Posta Prioritaria, hem, facendo del tutto a meno delle email prioritarie stesse (dai un’occhiata qui per impostarla sul tuo account).

In particolare, la mia inbox è divisa su quattro fronti: un blocco per le email Speciali (starred), due blocchi per le email inserite in un paio di etichette, un blocco per tutto il resto. Peccato non poterne avere di più -quattro è il massimo- ma tanto mi basta.

All’arrivo di una nuova mail, posso così marcarla Speciale per farla saltare nel primo blocco (queste sono le mail che attendono una risposta urgente), marcarla con un etichetta per farla confluire nei relativi blocchi due e tre, oppure semplicemente lasciarla latitare tra “tutto il resto” prima di archiviarla.

3. Impara le scorciatoie da tastiera del tuo programma di posta

In Gmail (ma certamente anche in Outlook Express e altri software non troppo lontani) esistono scorciatoie da tastiera meritevoli di adozione. Non pensi siano utili? Ok, contiamo. Quante volte hai preso il mouse oggi e cercato il pulsante “Cancella”, “Archivia” o “Rispondi”? Quante volte lo hai fatto questa settimana, mese, anno?

Con le mani già sulla tastiera, in Gmail mi è possibile pigiare “R” per rispondere al mittente, “A” per rispondere a tutti, “L” per assegnare un’etichetta (vedi sopra), “Alt+Invio” per spedire durante la composizione. E così via.

Se anche tu usi Gmail, trovi la lista delle scorciatoie alla pagina ufficiale. Non cercare di adottarle tutte oggi; fai come me: inizia da un paio e aggiungine una ogni settimana. Poi torna a dirmi quanto tempo hai guadagnato. 😉

4. La regola dei 5 minuti

Se una risposta richiede meno di cinque minuti, scrivila subito.
Altrimenti, rimanda del tutto l’azione.

Tutto qui.
Semplice, no?

5. Usa i filtri

Come al punto #3, Gmail -e quasi certamente il software che stai usando- può archiviare automaticamente i messaggi in ingresso sulla base di corrispondenze su mittente, nome, parole chiave.

Ogni mattina credo di ricevere qualcosa come 40-50 email da praticamente mezzo mondo. Non è neanche così tanto, ma dato che ho una ventina di filtri all’opera dietro le quinte, tutto finisce incastrato nelle cartelle migliori, dando attenzione a quelle (poche ma importantissime) mail di lavoro mattutine.

Anche in questo caso: i cambiamenti più efficaci sono quelli che semplicemente iniziano a esistere. Crea uno o due filtri che, per esempio, smistino la tua newsletter preferita o le notifiche da Facebook. Inizia da qui.

6. Marca come letto o cancella l’inutile

Ogni mail che lasci da leggere troppo a lungo (in grassetto), per quanto tu possa sforzarti, non è rimossa dalla tua mente solo perché non ti ci sei effettivamente dedicato. Non ha senso avere un account di posta con decine di (137), (48) e simili remind che escono da ogni parte.

Se una mail non serve, cancellala.
Se una mail non ha più utilità, marcala come letta.

Non sgarrare mai.

Non spedire una mail se non è necessario

Sai qual è l’ultimo e più efficace consiglio?
Se vuoi ricevere meno email, spedisci meno email.

Sul serio. Ogni mail che spedisci, forse in preda all’ansia di dare copertura a tutti coloro che hanno richiesto la tua attenzione, è potenzialmente una mail in ritorno che prima o poi vedrai arrivare. Valuta realmente se scrivere una lunga e dettagliata mail o risolvere la questione con una veloce call su Skype (o una cara e vecchia telefonata).

Ricorda che dall’altra parte c’è qualcuno incastrato nelle proprie email quanto lo sei stato tu. 😉