Paura della Inbox? Ecco 12 Gmail Labs che Dovresti Davvero Usare

Posta in Arrivo (1000+)

scritto da Francesco Gavello [+] il 24 novembre 2010 | 11 Commenti in: Lavorare con le email

Non c’è niente di più temibile della inbox il lunedì mattina.

Ho ragione?

Quante volte hai aperto la posta elettronica dopo un (piccolo, magari) periodo di pausa e vi hai trovato dentro un girone dantesco di messaggi, strillanti richieste, notifiche, aggiornamenti e chi più ne ha più ne metta?

Chi non ritiene terrificante una situazione del genere, probabilmente è perché controlla la posta la domenica sera o nei weekend. Il che è ancora peggio e, diciamocela tutta, non risolve quasi mai la situazione.

Siamo sommersi da una mole tale di informazioni che la nostra casella di posta, collo di bottiglia tra noi e il mondo esterno, raramente sopravvive senza una continua manutenzione. E il tempo che spendiamo dentro di essa non è affatto tempo proficuo. Non almeno nel senso più pulito del termine. È piuttosto del tempo burocratico, fatto di azioni ripetitive e di passaggi obbligati che, in sostanza, ci fanno perdere un sacco di tempo.

Guardando alla questione in un’ottica più generale, ripulire la propria inbox è questione di:

  • Evitare che raggiungano la tua inbox email non richieste
  • Velocizzare la composizione delle risposte
  • Archiviare al più presto le email non fondamentali
  • Velocizzare la ricerca di contenuti già presenti

Evitare quindi di venire sommersi da messaggi di scarsa rilevanza, velocizzare la composizione delle risposte, far sparire al più presto il materiale processato e sveltire la ricerca di quanto (appunto) già messo da parte. Alcune di queste attività richiedono uno status mentis da allenare quotidianamente, altre hanno semplicemente bisogno dei labs di Gmail nella loro piena potenza.

12 Labs che dovresti iniziare a usare

I labs, se negli ultimi tempi hai vissuto sotto a un sasso :) sono piccole estensioni del cuore di Gmail che possono essere attivate (tutte o in parte) per potenziare i muscoli della propria casella di posta made in Google. Ogni lab è un vero e proprio “singolo esperimento” portato avanti dagli sviluppatori parallelamente ad altre attività chiave. Alcuni di essi finiscono per essere inglobati nella configurazione di default, altri spariscono nel tempo se ritenuti poco appetibili.

Tutti i labs sono accessibili dalle impostazioni, all’URL https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/labs o dall’icona della storta (di colore verde) in alto a destra all’interno della tua inbox. Nel caso rilevassi dei problemi, forse ti tornerà utile sapere che puoi forzare la disattivazione dei lab in qualunque momento usando l’URL: https://mail.google.com/mail/u/0/?labs=0.

E adesso, cominciamo a migliorare la tua inbox! :)

1. Aggiornamento account POP

Ormai da diverso tempo ho convogliato un altro paio di altri indirizzi vergo Gmail, in modo da potervi accedere tramite IMAP e trovare sincronizzati i messaggi di tutte le mie caselle di posta quando lontano dal Mac. Questa estensione non fa altro che inserire un pulsante “Aggiorna” in calce all’elenco dei messaggi, forzando lo scaricamento degli account POP di cui sopra evitando le attese di default.

2. Annulla invio

Uno dei lab che dovresti attivare appena finito di leggere questo articolo. E non tanto per evitare di spedire mail “scomode” o poco professionali (come spesso si racconta parlando di utenti brilli o fuori di sé) quanto piuttosto per evitare di accorgersi del classico allegato mancante, del riferimento sbagliato o del terribile errore di ortografia lasciato in bella vista.

Attivala, e vivi semplicemente più sereno.

3. Cita testo selezionato

Una feature che ho sempre trovato utilissima su Mail (per OS X) e che mi mancava da parecchio tempo. Semplicemente seleziona il testo di un messaggio prima di cliccare su “Rispondi” per citarlo nella tua risposta, tralasciando il superfluo e portando avanti comunicazioni più pulite con i tuoi contatti.

4. Anteprime di Google Maps nella posta

Dovendo di tanto in tanto raggiungere un nuovo cliente, approfittare dell’anteprima dell’indirizzo riportato direttamente nel browser di posta è una gran comodità. Meno tempo passo a entrare e uscire dalla mia casella di posta, prima riesco a smaltire il carico di lavoro generato da essa.

5. Completamento automatico ricerca

Non sempre può essere così semplice trovare quella dannata mail così importante. Attiva questa estensione e potrai usare il form di ricerca interno per digitare alcuni caratteri dei riferimenti di un contatto, attivare il completamento automatico e il suggerimento della ricerca corretta.

6. Pulsante Segna come Già letto

Una delle cose più noiose quando si ha a che fare con un alto carico di email è filtrare tutte quelle di cui si presume più o meno il contenuto (notifiche, aggiornamenti, newsletter) perché lo si è già letto sul network di riferimento. Questo labs integra un pulsante “Segna come già letto” nella barra principale di fianco a “Elimina”.

Utile per rimuovere dal contatore dei “non letti” tutti i messaggi meno importanti e lasciare in evidenza ciò che davvero è importante.

7. Modifiche dei titoli

Semplicemente riscrive il titolo della finestra di Gmail per includere il contatore delle email non lette. Utile per tenere sott’occhio la finestra quanto minimizzata o se non si dispone di un ampio monitor su cui navigare.

8. Nascondi etichette delle conversazioni lette

Uno dei mie “recenti acquisti”. Permette di nascondere alla vista tutte le etichette che non contengono al loro interno almeno un elemento non letto. Se come me anche tu hai una ventina di etichette tra cui giostrarti, potrà tornarti utile per risparmiare parecchio spazio a monitor.

La lista estesa sarà comunque sempre raggiungibile al click o al drop di un elemento selezionato.

9. Risposte predefinite

Ah, le care vecchie risposte predefinite. Dopo l’ennesimo tentativo di indirizzare gli utenti verso una stessa risorsa o una stessa porzione del tuo sito dovresti proprio deciderti a usarle. E magari, predisporre una sezione “FAQ” a cui far riferimento. ;)

10. Avanzamento automatico

Semplice e efficace. Presenta la prossima mail da leggere dopo aver archiviato (o spedito risposta) a quella direttamente precedente anziché tornare all’indice. Meno click, meno stress.

11. Importazione/esportazione di filtri

Se anche tu come me hai predisposto una quindicina (se non di più) di filtri per smistare la posta in arrivo, l’ultima cosa che vuoi è che per un qualunque motivo questi vadano persi. Attiva questo lab ed esporta quanto necessario per trasferirli su un secondo account o semplicemente metterli al sicuro.

12. Invia e archivia

Fa esattamente ciò che dice, e risparmia un altro click.

Quanti Labs stai usando?

Ti riconosci in questa lista?
Hai mai dato uno sguardo ai labs, o ne stai usando di più particolari?

Gestire la propria posta elettronica è un arte e Gmail (per fortuna) spesso ci viene incontro. :)

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11 Commenti

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  1. mystockphoto ha detto:

    Hola Francesco,
    in linea di massima mi riconosco in questi Labs, sicuramente utili; ma la feature che amo di più sono le etichette colorate per categorizzare automaticamente coi filtri le mail in ingresso… utilizzo un account gmail come backup e “concentratore” di molti altri – una decina circa.
    Ciao e grazie per il tuo encomiabile lavoro,
    Roberto

    Rispondi
  2. Rudy Bandiera ha detto:

    A parte i complimenti per il post: io da tempo uso questi gingillini di Labs senza riuscire a farne a meno, ma ad esempio il punto 8 non lo conoscevo e per gestire la roba delle etichette avevo creato un filtro, quindi grazie :)
    Detto questo, il punto 3 ovvero “Cita testo selezionato” a me funziona solo usando il pulsante “rispondi” sotto alla mail, non quello sopra che peraltro uso abitualmente.Così, come dovere di informazione :)

    Rispondi
  3. Agostino Caniato ha detto:

    Ciao Francesco,
    ti segnalo un Labs che ho attivato da poco e che trovo comodissimo. Si tratta di: Ritocchi alle firme di Keith C e Dave C .Questa semplice estensione fa una cosa banale, ma molto utile. Inserisce la firma prima del testo citato quando si risponde ad un’email ;)

    Rispondi
  4. TomStardust ha detto:

    Articolo utile, mi hai fatto scoprire il tool per nascondere le label già lette, non lo conoscevo. Adesso ho 14 funzioni attivate ed organizzo la posta con 19 label: non potrei farne a meno. O meglio, potrei, ma perderei un sacco di tempo.

    Rispondi
  5. franco ha detto:

    Ciao, ma esiste un lab o qualcosa di simile per inserire la firma predisposta solo quando lo si desidera e non in tutti (o nessuno) i messaggi?

    grazie

    f.

    Rispondi
  6. Matteo ha detto:

    Ciao, forse non lo trovo io, ma esiste un modo per nascondere le email già lette, sia nell’elenco “normale” che durante una ricerca ?
    Grazie

    Rispondi

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