Un Mio Personale Proposito per il Nuovo Anno? Gestire la Inbox in Maniera Migliore

L'attività succhia-tempo per eccellenza

scritto da Francesco Gavello [+] il 06 gennaio 2012 | 11 Commenti in: Featured | Lavorare con le email

Migliorare gestione email

Il fatto è che la fine dello scorso anno è coincisa per me con un aumento esponenziale di lavori, opportunità, nuovi contatti e quanto possa in effetti rendere entusiasta un libero professionista come me.

Insieme a, come prevedibile, una diminuzione dell’attenzione media che sono stato in grado di dedicare a ogni singola persona cercasse di mettersi in contatto con il sottoscritto.

Ho già scritto di come il tempo sia l’unica cosa che tutti abbiamo in comune. Alcuni sfruttano il proprio tempo in maniera migliore degli altri. Alcuni credono di farlo ma non ottengono gli stessi risultati.

Ecco, insomma, ultimamente ho avuto come l’impressione che la capacità di gestire il mio tempo, dovendo incastrare i diversi pezzi sotto a un numero di contatti sempre maggiore, stesse accusando il colpo.

E ho deciso di prendere provvedimenti.
A partire dalla mia inbox.

Il mio personale proposito per il nuovo anno, sperimentato con relativo successo negli ultimi giorni di quello passato, è di controllare la mia inbox solo due, al massimo tre volte al giorno.

Non sono un particolare fan della inbox zero o di altri metodi GTD. Credo però che il mito dell’essere sempre connessi e raggiungibili sia un’autentica porcheria se sei anche quello che poi, in prima persona deve eseguire le attività.

Essere sempre e comunque reperibili, e peggio ancora passare il messaggio che una singola email possa mettere in moto in meno di un’ora chissà quale stravolgimento delle proprie giornate, diventa pericoloso.

Perché:

  • Diventa una fonte di stress costante durante la giornata;
  • Rende il tuo lavoro meno preciso, se devi continuamente spostarti tra un task e l’altro;
  • Ti rende estremamente poco professionale. Lascia il sentore che tu non stia, in realtà, facendo nulla.

Perciò, se è bene riuscire a dare un feedback a chiunque ti scriva entro circa 6-8 ore lavorative (il mio limite massimo, che credo chiunque lavori con il web non dovrebbe comunque superare), ecco, credo che cercherò d’altra parte di concentrare in due o tre singoli appuntamenti quotidiani la mia attività sulle email.

Una singola to-do quotidiana, e tre soli check alla inbox in grado di modificarne le priorità.
Non di più.

Che ne pensi?
Propositi come questo per il tuo nuovo anno?

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11 Commenti

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  1. Luca ha detto:

    Caro Francesco,

    credo che la frequenza con cui si fa il check mail dipenda in larga misura dal tipo di lavoro che fai e dalla capacità di essere multitasking…

    Diciamocela tutta: la mail è fatta per comunicazioni veloci, differite ma veloci!
    Altrimenti useremmo le raccomandate con ricevuta di ritorno…

    Credo di fare un lavoro molto simile al tuo con la differenze che non sono un freelence…
    Personalmente faccio quei 20 o 30 controlli di mail al giorno, ma questo non vuol dire che smetto di fare quello che faccio.

    Semplicemente aggiusto di volta in volta le mie priorità in una coda perennemente dinamica e in via di evoluzione. Poi ci sono clienti che se non ricevono una risposta nel volgere di 1 ora vanno in crisi e poi ti chiamano..

    Per il resto credo sia molto soggettivo.,, :)

    Rispondi
  2. Marco Famà ha detto:

    Hai concretizzato in poche parole un pensiero che mi ronzava per la testa già da un po’.

    Sai Francesco, controllo una mailbox “mia” da forse 14 anni. E vedo che col passare del tempo, la frrequenza di controllo è aumentata esponenzialmente, in maniera nevrotica e multiplatform.

    Una volta lo facevo una volta alla settimana (ai tempi di Italia On Line e alla Tariffa Urbana a Tempo). Poi sono passato a una volta al giorno, quindi alle connessioni flat PSTN prima, e perenni ADSL dopo (con relativi checkmail automatici ogni 5min).

    Adesso uso direttamente MS Outlook con Exchange server che fa il push degli elementi non appena arrivano, sia sul client di posta che sul cellulare. E non nego di mettere in pausa quello che faccio per leggere, e rispondere alle mail molto spesso.

    Tutto questo mi stressa? Non riesco a dirtelo, probabilmente sì ma non mi dà ancora così fastidio. Però mi piace il tuo proposito, e vorrei provare a farne uno simile anche per me :)


    Marco Famà
    Time Lapse Italia

    Rispondi
  3. Gustavo ha detto:

    L’idea potrebbe essere condivisibile ma dipende da come viene interpretata da chi poi utilizza le e-mail, altrimenti questo articolo potrebbe diventare anacronistico.

    Faccio un esempio: una persona che non lavora a stretto contatto con internet potrebbe aver effettivamente bisogno di controllare la propria casella più volte al giorno, e questo potrebbe produrre una perdita di tempo e concentrazione in caso di controlli “a vuoto”, sicuramente molto frequenti.

    Esistono però casi differenti. Per esempio nel mio caso ho la necessità di tenermi in contatto con altre persone. Quindi la gestione avviene tramite mezzi diversi, ovvero dispositivi mobili e laptop sincronizzati tra loro. Solitamente non controllo manualmente la casella, ma ricevo una notifica ogni qualvolta arriva una nuova e-mail. Questo mi permette di organizzarmi per rispondere, evitando perdite di tempo inutili e cali di concentrazione.

    Tutto questo serviva per dire una cosa: leggendo l’articolo pare che al giorno d’oggi la mail sia fonte di stress perché va controllata spesso: ma nel 2012 è ancora l’utente che deve effettuare il controllo manuale? Abbiamo la sincronizzazione, le notifiche, ecc….sarebbe il caso di sfruttarle.

    Rispondi
    • Marco Famà ha detto:

      Non penso che Francesco si riferisse tanto al controllo manuale, quando piuttosto allo switch di contesto “Chrome con GMail aperto” e “Altri task”, fatto di continuo un po’ come anche capita a me :) quando sento il suono dal cellulare…

      :)

      Marco

      Rispondi
  4. PiccoloSocrate ha detto:

    Condivido il pensiero, fino ad un certo punto.
    Controllare la mail dovrebbe essere funzionale al lavoro e non, IL Lavoro.

    Il problema del Chrome con GMAIL sempre aperto l’ho avuto anche io e credo sia deleterio.
    By the way limitarlo fa bene, ma limitarsi a 3 volte al giorno mi pare eccessivo.

    Facciamo una volta ogni 2 ore e non se ne parli più ?
    :)

    Rispondi
  5. Trainspot ha detto:

    Ciao, lavoro come dipendente per una big delle tlc. Non ci si rende conto, nel tempo, di guardare le mail che arrivano con ossessione. Ad alcune bisogna rispondere subito, quasi fosse una telefonata. Ovviamente posso leggerle in push sul cellulare, quindi sono connesso costantemente.
    Quale è il next step?

    Nonostante ciò, cmq, io (e vado svelto) non scendo sotto le 100 unread. Vedo colleghi con 400 mail in inbox.
    Il proposito è cambiare lavoro in questi casi?

    Rispondi
    • Francesco Gavello ha detto:

      Mi viene in mente chi diceva un tempo “Io non leggo più di un certo numero di mail al giorno. Se è importante, mi riscriveranno.” :D
      Che è ovviamente un’esagerazione, ma rende bene l’idea di quali eccessi possa portare un certo stile di vita.

      Rispondi
  6. Matteo B. ha detto:

    Sono al 100% daccordo con la tua resolution per il nuovo anno, ovviamente dipende anche dal tipo di attività che si sta svolgendo in quel momento.
    Sul punto posto un breve estratto da un articolo di Forbes

    Five New Management Metrics You Need To Know

    Metric 1: Flow State Percentage

    Jobs that require a lot of brainpower—software programming for instance—also demand deep concentration. You know that feeling when you’re “in the zone,” cranking on something. That is flow, a term coined by psychologist Mihaly Csikszentmihalyi. Unfortunately, most of us are constantly interrupted during the day with meetings, emails, texts, or colleagues who want to talk about stuff. These interruptions that move us out of “flow state” increase R&D cycle times and costs dramatically. Studies have shown that each time flow state is disrupted it takes fifteen minutes to get back into flow, if you can get back at all. And programmers who work in the top quartile of proper (ie uninterrupted) work environments are several times more productive than those who don’t.

    Ideally programmers and other knowledge workers can spend 30% – 50% of their day in uninterrupted concentration. Most office environments don’t even come close. To get started, ask your engineers to track for a few days their personal flow state percentages: how many hours each day are they in flow, divided by the number of total hours they’re at the office. And then brainstorm ways that the team can move this number up. For example, perhaps there’s a little paper sign at each person’s desk that says “Go Away, I’m Cranking.” Or maybe you have a day where no meetings are allowed. Tom Demarco has written insightfully on the topic of flow.

    Rispondi
  7. Vera ha detto:

    sono talmente d’accordo con te, Francesco, che mi sono presa il mio tempo per rispondere al Post!
    pero’, come hanno gia’ detto altri prima di me, aggiungo che dipende dal lavoro che si fa!
    e da che tipo di comunicazioni (anche personali! perche’ no?) passano attraverso le nostre email!

    a volte a molti e’ necessario infatti rispondere subito, !
    altre volte si puo’ prendere atto che delle email sono arrivate e rimandare di occuparsene per un po’!
    occorre
    equilibrio personale, in tutti i sensi.
    organizzazione. e regole che ogni tanto saltano… altrimenti, a cosa servirebbero?!

    Poi puo’ anche capitare che da un’email letta per caso nel tentativo di distrarsi
    da altri piu’ “noiosi” problemi… salti fuori una nuova idea o una soluzione imprevista!
    in questo caso e’ come affacciarsi dalla finestra…

    ma sempre controllare la posta senza stress!… e con dei ritmi adeguati,
    lo stress e’ da riconoscere, individuare, ed e’ utile indispensabile ridurlo e certo,
    se c’e', imparare a gestirlo!

    Rispondi
    • Francesco Gavello ha detto:

      C’è da dire che personalmente applico anche il filtro: “se una risposta a una mail mi richiede meno di cinque minuti, la smaltisco subito”. Spesso si accumula una quantità esorbitante nella nostra inbox solo perché abbiamo paura (o ansia) di rispondere a una domanda per noi “spinosa”. E rimandiamo a lungo la presa di responsabilità.

      Rispondi

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