Time Tracking Efficace con Toggl

Un guest post di Niki Rocco

pubblicato da Francesco Gavello [+] il 03 aprile 2014 | 4 Commenti in: Tool e Risorse

Quella che segue è la seconda e ultima puntata del guest post di Niki dedicato a una coppia di efficaci strumenti per freelancer e comunicatori. Buona lettura! :D

Toggl - tracciare tempo

Questo è il secondo articolo della miniserie legata ad alcuni programmi per la produttività personale che ho scoperto nell’ultimo anno e che hanno cambiato in meglio la gestione e l’organizzazione del mio lavoro.

Se vi siete persi la prima puntata e siete interessati a scoprire come utilizzare Gmail da utente “pro” non perdetevi Boomerang for Gmail, un addon per Gmail che vi permette di tracciare le aperture delle email che inviate o di pianificare l’invio delle stesse.

Oggi vi parlo invece di Toggl, uno strumento che permette di tracciare il tempo speso per completare uno o più lavori per un singolo cliente o un particolare progetto e che potete usare per tenere traccia della vostra produttività.

Poter tracciare il lavoro fatto su un progetto è utile per 2 motivi:

  • vi permette di avere un semplice strumento dove recuperare le informazioni sul vostro lavoro una volta che è giunta l’ora di “presentare il conto” e di fornire un rendiconto al cliente;
  • vi permette di valutare meglio il costo del vostro lavoro, permettendovi di avere una miglior consapevolezza dei tempi necessari a svolgere un particolare task (pensate a quando fate un preventivo).

Toggl è disponibile su tutte le possibili piattaforme e potrete usarlo nei modi, luoghi e tempi che preferite grazie al programma per desktop (PC e Mac), al sito web toggl.com e all’app mobile. Basta un’account Gmail per accedere o ci si può registrare creando un nuovo account.

Tracciare il tempo speso per un lavoro

Per poter tracciare un progetto dovrete prima impostare il nome del Cliente e del Progetto nelle impostazioni sul profilo del vostro account nel sito web. Successivamente potrete inserire un breve titolo per il task che state cominciando e selezionare il progetto appena creato.

Toggl - tracciare progetto

Potete usare il tracciamento in real-time oppure inserire le voci quando preferite. Se, ad esempio, date supporto ad un cliente al telefono mentre siete fuori ufficio potrete inserire la relativa voce quando tornate selezionando direttamente il tempo da conteggiare al Cliente.

Il programmino deskop ha addirittura una funzione che ferma il tracciamento del tempo se non rileva nessuna attività sul computer.

Creare report per i clienti (o per voi)

Al termine del progetto cui stavate lavorando o al raggiungimento di una scadenza andrete a tirare le somme e a valutare il monte ore speso attraverso la sezione “Rapporti” del sito web toggl.com.

Tra le cose più comuni e utili, qui potrete visualizzare:

  • il tempo speso per un progetto (con dettaglio sui singoli task);
  • il tempo totale da voi speso in un mese (magari raggruppati per Cliente);
  • il tempo totale speso negli ultimi due mesi per un cliente;
  • il tempo speso su un progetto in un intervallo di date.

Ecco un esempio di report. L’ho creato selezionando un range di date (2 giorni) e non ho selezionato nessun progetto, quindi mi mostra cosa ho fatto in quei due giorni. Come si può vedere il 6 febbraio mi sono preso un giorno di ferie :) mentre il 7 febbraio ho creato una pagina pubblicitaria la mattina e ho scritto un guest post per YIW il pomeriggio.

Toggl - report progetto

Una delle cose interessanti, che non c’era nelle prime versioni, è poter esportare il report visualizzato in PDF (o CSV). Potrete così inviare al vostro cliente il dettaglio di tutti i task da voi completati e richiedere il pagamento alla vostra tariffa oraria.

Personalmente, se fossi un cliente, preferirei ricevere un report dettagliato di questo genere, che mi permette di valutare i tempi e i vari task del lavoro che ho commissionato anzichè ricevere una mail con scritto “Ho lavorato 4 ore, quindi pagami Tot Euro. Ciao”. Voi che dite?

Gestisci la tua squadra

Con la versione Free di Toggl è possibile condividere Progetti e Clienti con un team di 5 persone. Significa che potete tranquillamente lavorare in 2 su un unico progetto tracciando il tempo speso e presentando al cliente (o al vostro capo) un report unificato sul lavoro della squadra.

Non uso direttamente questa funzionalità, ma credo che possa tornare utile per chi collabora con altre persone su singoli lavori. Ecco uno screenshot:

Toggl - gestire il team

So inoltre che è possibile gestire anche la fatturazione, ma ancora una volta… non è una funzionalità che uso e quindi vi lascio scoprirla qualora foste interessati.

Conclusioni

Spero di avervi presentato due tools per la vostra produttività personale che non conoscevate prima: Toggl oggi, Boomerang nello scorso articolo.

Se già li usavate, mi piacerebbe sapere come; per chi non li conosceva …non mi sono dilungato più di tanto sul funzionamento perché sono veramente molto intuitivi e sono sicuro che nella vostra testa frullano già un sacco di idee sui possibili utilizzi di questi due strumenti.

Perché non condividerli con gli altri lettori?
Aspetto le vostre idee, i vostri commenti. :)

Questo articolo è stato scritto da: Niki Rocco

Time Tracking Efficace con Toggl

Niki Rocco è Senior Web Developer e Seo Specialist presso Quag, il nuovo social network utile basato sui tuoi interessi dove interagisci con chi ha i tuoi stessi interessi per risolvere piccoli e grandi problemi, imparare cose nuove od emergere come esperto nel tuo settore. Ha una passione sfrenata per il web e Wordpress. Lo trovi su Google+.

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4 Commenti

Update 12/02/2012: Il Regolamento Commenti è cambiato! Leggi ciò che serve sapere!

  1. Niki Rocco ha detto:

    Giusto la settimana scorsa hanno rilasciato una versione aggiornata dell’interfaccia web del tool. Gli screenshot dell’articolo non sono aggiornati, ma il succo del discorso lo coglierete sicuramente lo stesso!
    PS: Piccolo aggiornamento per iscrivermi alle notifiche dei commenti sul post :)

    Fatemi sapere che ne pensate.

    Rispondi
  2. Marco Famà ha detto:

    Grandissima figata :)
    Niki, siamo già a due gran bei post: bravo, molto utili.. mi piace e soprattutto cercavo una cosa simile!

    A presto
    Marco

    Rispondi
  3. Marco Del Monte ha detto:

    Volevo segnalare un’alternativa a Toggl, completamente made in Italy (anche se dal loro sito bisogna scavare un po’ per capirlo!): Timeneye Time Tracking (http://www.timeneye.com).
    L’ho provata e non è male, spero che il loro team continui così (dato che è sempre un piacere vedere startup italiane affrontare il mercato mondiale nel mondo delle app!).

    Rispondi

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