Starred to-do: gestire task e to-do con la posta elettronica in modo più efficace

Un guest post di Matteo Duò

Quante email hai ricevuto oggi? Nel post che stai per leggere, Matteo ci spiega come migliorare la gestione della propria to-do utilizzando efficacemente la posta elettronica. Hai un mente un buon argomento e vorresti pubblicare un post su queste pagine? È più semplice di quanto credi. 😉

Utilizzare la propria casella email come to-do list, come lista cioè nella quale annoti le cose che devi fare durante la giornata (o in futuro), non è sempre una buona idea. Il motivo? Ti ritroverai a dover gestire una mole ulteriore di messaggi che appesantirà, anche notevolmente, la tua inbox.

Il tuo obiettivo deve rimanere quello di riuscire a processare le email in entrata in maniera veloce.
Pensare di gestire task da compiere e, ad esempio, notifiche degli avanzamenti di lavoro tramite la tua casella email, può essere causa di forte stress.

Esistono sistemi migliori e creati appositamente per il bugtrakcing e altri ancora più complessi che offrono funzionalità professionali per gestire l’avanzamento di uno o più progetti. Lascia in pace la tua casella di posta.
L’email deve rimanere uno strumento per comunicare e non può farlo a pieno se è continuamente “invasa” da notifiche di ogni tipo.

Nel mio libro “Sopravvivere alle email”, (Francesco ne ha fatto una breve recensione), trovi esempi di metodi di gestione delle email come il GTD, l’Inbox zero e l’Email Game che, se aggiunti agli altri consigli che ti offro, possono aiutarti nel trovare un tuo metodo peculiare di gestione delle email e a comunicare in maniera più efficace con esse.

Il mio metodo per le to-do importantissime: Starred To-do

Anche se non è sano utilizzare la casella email per gestire liste to-do, ho creato un metodo specifico che mi permette di ricordare quelle cose realmente importanti che devo fare ogni giorno. Pensa a quest’ultime, a quelle cose cioè che non puoi esimerti dal fare oggi: il numero che hai in mente è probabilmente compreso tra 4 e 15.

Il sistema che ti presenterò permette di tenere nota di 50 elementi al giorno.

Spesso ciò che popola una to-do list sono appuntamenti, riunioni, ma anche cose da comprare per cena, azioni da svolgere entro un certo orario e simili. Più in generale, molto di ciò che va annotato in una lista delle cose da fare, rappresenta azioni che devono essere svolte ad un preciso momento o entro un orario, più o meno definito: dentista alle 9, riunione alle 13, consegnare documenti al commercialista entro venerdì.

E’ dunque il calendario lo strumento che viene utilizzato per la maggiore e sul quale si basa questo sistema. Per questo motivo ne ho creato uno che sfrutta le funzioni disponibili in Google Calendar e Gmail, con l’aggiunta di una regola creata ad hoc.

Starred To-do: come impostarlo

• Usa Gmail con il sistema Priority Inbox. Per farlo, clicca su “Inbox” (sidebar di sinistra) e selezionalo da lì. Se non sai cos’è Priority Inbox, guarda questo video;
• Attiva tutti i simboli disponibili (stelle, punti di domanda, ecc.) in Settings >> General;
• Crea un’etichetta “To-do” e assegnale il colore rosso;
• Crea un filtro per i messaggi in entrata da [email protected] e assegna a tutti questi una stella, l’etichetta “To-do” appena creata e li flagghi come già letti.

Tutto qui. Facile, no? Ora hai uno strumento che ti permetterà di ricordare le cose realmente importanti che devi fare ogni giorno. Con questo sistema, la sola cosa che devi ricordarti è quella di appuntare su Google Calendar le cose che devi fare. Tutto parte da lì.

(Per modificare il numero di elementi segnalati “con la stella” nella tua inbox nelle impostazioni: Setting >> Inbox >> Inbox Sections >> Starred)

Benefici del sistema Starred To-do

In colpo d’occhio tutte le cose da fare
Ti basta uno sguardo, un colpo d’occhio al volo e, in ogni momento della giornata, riesci a vedere quante cose ci sono ancora da fare: le etichette rosse si vedono molto bene e, grazie al sistema di Priority Inbox di Gmail, queste email saranno raggruppate tutte assieme al centro dello schermo.

Un solo account, un solo programma = più facile la vita!
Non hai bisogno di sistemi di terze parti (vedi Remember The Milk o Evernote). Ciò di cui hai bisogno è un account Google e, molto probabilmente ne avrai già uno (se non è così, qui puoi registrarne uno).

Semplice ma per i bisogni di molti
Starred To-do è in grado di gestire fino a 50 elementi di una lista to-do (e non sono pochi) senza la noia di ricevere continue notifiche non appena un nuovo elemento si aggiunge alla lista poiché i messaggi sono già segnati come letti.
Questo sistema è utile per tenere traccia di quelle cose realmente importanti che non puoi permetterti di scordare. Se rifletti, le vere priorità quotidiane sul lavoro difficilmente superano le 4/5, mentre quelle personali non superano le 10 al giorno. Questo sistema è semplice da impostare, gratuito e si basa sulle funzioni che Gmail e Google Calendar offrono già.

Se sei però un tipo esigente o hai necessità di avere uno strumento che ti offra anche altre tipologie di funzioni, come la possibilità di avere controllo su progetti di lavoro, collaboratori, budget eccetera, ti consiglio di provare Basecamp, sicuramente il più celebre al mondo, ma interessanti sono anche Podio, Asana e Apollo.

foto: MrPessimist