Come Diventare più Produttivo: Quanti Minuti Compongono un’Ora?

Come migliorare la tua produttività di fronte al monitor

scritto da Francesco Gavello [+] il 22 gennaio 2010 | 11 Commenti in: GTD - Getting Things Done

ottimizzare-tempo-minuti-ora

Uno dei più grandi impegni che un blogger solitamente sostiene riguarda l’essere più o meno costante nel curare le proprie pagine.

Anche se non è fondamentale seguire ritmi di pubblicazione serrati del tipo “7 giorni su 7 festivi non esclusi”, mantenere una certa periodicità nella scrittura dei tuoi articoli è una delle cose che ti permetterà di emergere dalla massa presto e bene.

Peccato che così come è semplice affermare una cosa del genere (ed esserne, effettivamente, consci delle potenzialità), così è difficile trovare il giusto tempo nelle sole 24 ore giornaliere per dedicarci al nostro amato blog.

Dicono dopotutto che una delle poche cose che abbiano in comune tutti i blogger del mondo sia il tempo a loro disposizione.
In che modo allora alcuni riescono a rendere più produttivo il tempo speso di fronte al monitor?

Come fanno, insomma, a infilare più minuti produttivi all’interno di un’ora? :D

Oggi ti rivelerò perché sono convinto che il minutaggio di una classica ora giornaliera speso a lavorare sul tuo blog sia condizionato da tre semplici fattori chiave.

Fattore #1: Pareto

“La maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”

Il Principio di pareto è una di quelle leggi empiriche tanto care agli economi di tutto il mondo.

Anche conosciuta come “legge dell’80/20″, definisce come il raggiungimento di un obiettivo (il 100% del compito) sia sempre diviso in due fette: l’80% del risultato, dato dal 20% delle cause.

E viceversa.

Dunque vuoi davvero aumentare l’efficacia di una singola ora passata di fronte al monitor?

Scopri quali sono i fattori chiave di questo 80% e piazza del filo spinato intorno ad essi. Quando scrivi un post, quando prevedi un redesign, quando lavori al tuo ultimo eBook, inizia sempre da ciò che sia in grado di determinare quell’80% del risultato.

Solo in seguito inizia a scolpire il tuo “diamante grezzo” curandone i dettagli, ben sapendo che tutto il tempo speso in questa fase sarà ciò che ti occuperà la maggior parte del tempo e condizionerà solamente una piccola fetta del risultato.

È lavorando in questo modo che riesco a mantenere costante la pubblicazione di articoli su questo stesso blog. Inoltre, partendo da ciò che contribuisce a determinare la quasi totalità del risultato, non solo abbatti il tuo stress procedendo step dopo step (la sindrome da “lavoro colossale da affrontare tutto in una volta”), ma ti assicuri in caso dovessero sorgere degli imprevisti di essere comunque ben oltre metà dell’opera.

Fattore #2: Strumenti

Tutti i blogger che riescono a mantenersi costanti possiedono come assi nella manica una ristretta selezione di strumenti “salva tempo”.

Dopo aver scoperto il fattore numero uno e aver preso atto di quali sono le attività che ti occupano l’80% del tempo producendo solo il 20% del risultato, non devi fare altro che adottare gli strumenti giusti per ridurre questo spreco.

Un esempio?

Se anche tu come me gestisci un paio di account Gmail, passare da un account all’altro tramite browser (magari perdendoti pure il login di volta in volta) è una grossa perdita di tempo. Se passi le giornate ad inserire frammenti di testo ripetitivo (per stilare preventivi, commentare su altri blog o chissà cos’altro), a fine giornata avrai gettato via minuti preziosi in azioni assolutamente evitabili.

Insomma, tutto si può ottimizzare una volta che hai compreso quale più di ogni altra attività ti succhia via tempo prezioso.

Io mi affido a quattro tool:

  • Un text-expander: Typinator (19.99€, Mac)
  • Un gestore di account di posta multipli: MailPlane (18.95€, Mac)
  • Un link grabber: CoLT (free, Firefox)
  • Un gestore di mappe mentali: MindNode (free + Pro 19.95$, Mac)

Fattore #3: Bioritmo

Sai qual è il terzo e ultimo fattore per rendere più produttive le ore che dedichi al tuo blog?

Tu stesso, naturalmente.

Tutto cambia quando scopri -empiricamente, capita sempre così- quale sia il momento della giornata o della settimana più produttivo per te (e solamente per te).

Conosco blogger che evitano come la peste anche solo di editare un post durante la settimana, probabilmente a causa dell’umore nero generato in ufficio. Altri invece preferiscono stilare le loro bozze il sabato o la domenica mattina per poi completare gli ultimi ritocchi di giorno in giorno. Altri ancora trovano il giusto spazio mentale solo passata la mezzanotte, quando il resto del mondo si spegne e trovano un po’ di pace mentale.

Insomma, non basta certo stare di fronte al monitor il più possibile per lavorare produttivamente al proprio blog. ;)

Tu in che modo ottimizzi il tempo speso?

foto: lrargerich

Trovato questo articolo interessante?

Condividilo sulla tua rete di contatti Twitter, sulla tua bacheca su Facebook o semplicemente premi "+1" per suggerire questo risultato nelle ricerche in Google. Diffondere contenuti che trovi rilevanti aiuta questo blog a crescere. Grazie!

11 Commenti

Update 12/02/2012: Il Regolamento Commenti è cambiato! Leggi ciò che serve sapere!

  1. Aerendir ha detto:

    Utilissimo post… decisamente.
    Personalmente ho trovato molto utile il consiglio di cercare di applicare la regola di Pareto. Tutti la conoscono ma un po’ come l’arte la mettono da parte una volta imparata. Mi sa che è venuto il momento di ripescarla dall’archivio :)

    Per quanto riguarda la gestione dei minuti persi in attività “inutili” mi assilla ultimamente la gestione di account multipli, non solo di Gmail ma anche di Facebook, Twitter e FriendFeed. Stavo pensando di creare un account su Twitter e una pagina su Facebook con annesso account su FriendFeed per il mio sito ma uno dei problemi che subito mi sono venuti in mente è legato alla gestione di 6 acccount (i miei tre personali ed i tre legati al mio sito).
    Leggendo i feed dovrei passare continuamente da un account all’altro e questo comunque porterebbe via tempo qualora dovessi scollegarmi e ricollegarmi continuamente.
    Ma ovviamente ancora non ho avuto il tempo di cercare una soluzione. Aggiungici che sono su Ubuntu…

    Il bioritmo, beh, il mio è abbastanza scombinato. Ripescando la regola di Pareto l’80% del mio tempo è occupato (soprattutto in questo periodo di esami) dallo studio (e l’80% del tempo dello studio è occupato dal pensare a cosa farò nel 20% dedicato al mio blog). Un bel disastro, insomma! Credo che una delle prime cose da fare sia imparare a gestire se stessi prima che il proprio tempo!

    In ogni caso questo è un utilissimo post, grazie!

    Rispondi
    • emiliano ha detto:

      La legge di Pareto è una saggezza che non ha pari. Resta il fatto che scoprire cosa c’è dentro al quel 20 % sia fondamentale, tutti ne parla ma nessuno da consugli per capire il 20. Si potrebbe applicare a qualsiasi cosa, alle relazioni per esempio e addirittutra all’amore. Quale è il metodo migliore per scoprire il 20? Parlarne secondo me non è tutto, ma dare strumenti per arrivare dentro al 20 sia la vera svolta, sto parlando di un metodo guida per apprendere il proprio 20. Caro Francesco mi potresti dire tu come hai scoperto il tuo 20, quali metodi hai usato e come hai confermato il tuo 20?

      A presto
      Ciao
      Emiliano

      Rispondi
      • Francesco Gavello ha detto:

        Credo proprio che questo sarà l’argomento di un prossimo post :)

        Ma per rispondere alla tua domanda, io non ho usato nient’altro che carta e penna. Ho fatto (seriamente) mente locale su quali fossero i compiti che mi trovavo a compiere quotidianamente per svolgere il mio lavoro o per curare il mio blog.

        Uno per uno li ho trovati, più o meno descritti e poi raggruppati in base alla loro frequenza, trovando così possibili attività succhia tempo. Successivamente ho adottato per ciascuna di esse un nuovo approccio che mi consentisse di ridurne l’impatto nella giornata.

        Un esempio classico che per me ha funzionato alla grande è stato quello di lavorare in “batch”.

        Evitando di confezionare ogni singolo post uno a uno ma lavorando prima sui soli testi, poi sui soli link, poi sulla sola ricerca delle immagini sono riuscito a sveltire compiti che prima di richiedevano una giornata o più in meno di 4-5 ore.

        Ma l’argomento, come dici giustamente tu, è vastissimo e la ricerca di quel prezioso 20% può seguire moltissime strade ;)

    • Francesco Gavello ha detto:

      Che ne dici di Adobe AIR?

      Parte del problema potrebbe essere risolto con TweetDeck (http://www.tweetdeck.com/, AIR appunto) che permette di tenere sotto controllo oltre a Twitter anche Facebook in una sola interfaccia coerente.

      O ancora Peoplebrowser, un po’ più macchinoso ma sicuramente più esteso sulle “brute” funzionalità ;) Qui una mia rece: Perché Dovresti Provare L’App AIR di PeopleBrowsr (e Cosa Puoi Aspettarti da Essa)

      Rispondi
  2. Ivan ha detto:

    Concordo con chi mi ha preceduto.

    Rispondi
  3. Vale ha detto:

    Molto interessante! Grazie Francesco!
    Esiste un software come MailPlane per Windows?

    Rispondi
  4. Luca ha detto:

    Ottimo post, concordo su tutti i punti…

    Vorrei però sottolineare che per diventare più produttivi bisogna capire il concetto di tempo utilizzato comunemente nella lettura degli orologi e nelle scenze è spesso inadeguato.
    Se si riesce a resistere vittoriosamene all’ambiente che vorrebbe vincolarci ad ogni costo e a nostro danno, ritroveremo il nostro ritmo di vita riconquistando anche la pace e la fiducia in noi stessi. Così, facendo leva sul nostro senso dell’equilibrio, seguendo il nostro tempo, il nostro ritmo, senza volerci per forza sinconizzare con il ritmo degli altri vedremo veramente allungarsi i minuti disponibili in un’ora!

    Rispondi
  5. ENRSIGN ha detto:

    Articolo utile e davvero interessante. Naturalmente lo stesso schema si può applicare a qualunque ambito, ma trovo che per le attività creative sia particolarmente calzante. Complimenti.

    Rispondi
  6. Simone ha detto:

    Ottimo post. Trovato cercando un’alternativa a MailPlane per windows.
    Sorpreso di vedere il principio di Pareto applicato ai blogger.

    Bravo, sei un analitico (e non è un’offesa).

    Rispondi

Lascia un commento

Anteprima commentatore

Personalizza il tuo avatar!
Vai su gravatar.com e carica quello che preferisci!

I commenti sono modificabili entro 5 minuti dal loro inserimento.
Puoi usare questi tag: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Solo i commenti firmati con un nome saranno accettati. Leggi il Regolamento Commenti!