Boomerang for Gmail: Email Tracking e Pianificazione Degli Invii

Un guest post di Niki Rocco

pubblicato da Francesco Gavello [+] il 25 marzo 2014 | 11 Commenti in: Tool e Risorse

Quanto tempo passiamo nella inbox? Oggi è Niki a presentarci un utile strumento per sopravvivere meglio alla propria casella di posta. Buona lettura! ;)

Non sono un vero freelance, ma amo talmente tanto il mio lavoro che mi faccio coinvolgere da amici e conoscenti in progetti extra-lavorativi che mi permettono di esplorare “nuovi mondi”. Tecnologie, modi di lavorare, di comunicare e strumenti per la produttività personale che non rientrano nel mio quotidiano, ma che trovo davvero utili per tutti.

Questo articolo è il primo di una miniserie in cui voglio condividere con i lettori di del blog di Francesco: alcuni programmi per la produttività personale che ho scoperto nell’ultimo anno e che hanno cambiato in meglio la gestione e l’organizzazione del mio lavoro.

Boomerang per Gmail

Il primo tool di cui vi voglio parlare l’ho scoperto grazie a Luca Giorcelli, esperto user experience designer (mio collega in Quag) che aveva la necessità di inviare promemoria via email al nostro team per ricordarci task e particolari scadenze sullo sviluppo del progetto.
La particolarità del suo bisogno era che voleva inviare “oggi” una email che avrebbe dovuto “arrivare a destinazione dopo X giorni” e usava Gmail come suo account di posta di riferimento.

Vi presento Boomerang for Gmail, un’estensione per Gmail e Gmail App (potete usarla anche con le mail del vostro dominio) che vi permette di:

  • schedulare/pianificare l’invio delle mail quando volete
  • tracciare l’apertura delle mail inviate
  • tracciare i click nei link delle mail inviate
  • re-inviarvi automaticamente una mail ricevuta a distanza di tempo
  • notificare una mail se non riceve risposta entro tot giorni

Vediamo questo tool nel dettaglio? :)

Pianificare l’invio di email con Gmail

Le possibili applicazioni di questa funzionalità sono praticamente infinite e dipendono molto dalla tipologia del vostro lavoro o della vostra attività. Personalmente uso questa funzionalità per inviarmi dei promemoria, usavo infatti già da tempo la mia Gmail come una mini agenda personale dove mi auto-inviavo email con le cose da fare e le marcavo con stelline, label e altre iconcine colorate.

L’installazione di Boomerang ha semplificato di molto la mia inbox togliendomi dalle scatole soprattutto le mail di promemoria con scadenza a lungo termine.

Dopo averlo consigliato agli amici ho raccolto qualche simpatica idea sull’utilizzo che ne hanno fatto… ecco qualche spunto per voi:

  • La prima è la più gettonata e molti freelance mi capiranno. Avete presente quando lavorate fino a tarda notte? o la domenica? Vi ritrovate con il lavoro finito e dovete inviare la mail al vostro cliente per dargli feedback su quanto fatto. Che fate? Mandate la mail alle 3 di notte? Forse non è molto professionale. Che ne dite di scriverla e farla inviare la mattina seguente, alle 8.20, quando state ancora sognando nel vostro letto? Con Boomerang potrete farlo… figo davvero, no?
  • Il mio amico Gianni ha un bed&breakfast, usa questa funzionalità per inviare dei promemoria ai propri clienti il giorno prima del loro previsto arrivo. Chiaramente la mail la prepara quando riceve il pagamento per la prenotazione, a volte mesi prima dell’effettiva data di arrivo.
  • Francesco, web designer freelance la usa per ricordarsi quando inviare le mail ai propri clienti sulle scadenze dei domini che gestisce per loro conto. La mail la prepara quando registra il dominio. PS: con l’account Pro si possono schedulare email ricorrenti. Francesco ad esempio potrebbe inviarsi una mail ogni anno ad una specifica data!
  • Email per compleanni? anniversari? scadenze per le bollette? Una mail potrebbe salvarvi dai guai.
  • Avete promesso una mail al vostro cliente per venerdì. Oggi è mercoledì e vi è saltato un appuntamento. Perchè non scrivere l’email al cliente oggi, togliersela dal groppone, e fare altro fino a venerdì? La mail al cliente arriverà proprio quando gliel’avete promessa…. siete davvero professionali e organizzatissimi!

Come si fa? Semplicissimo. Oltre a pulsante Invia/Send troverete un nuovo pulsante Send Later che vi permetterà di gestire tutte le opzioni da un menù a tendina. Lo screenshot vale più di mille parole:

Send Later - Boomerang per Gmail

Email Tracking con Gmail

Questa è una delle funzionalità che più mi hanno entusiasmato. La possibilità di sapere quando una mail viene aperta è una cosa fantastica e apre letteralmente un mondo di possibilità (pensate all’email marketing, ma non azzardatevi di usare Gmail per spammare a destra e manca… durereste poco).

Personalmente uso questa funzionalità quando invio importanti mail o documenti. Non so se è una mia paranoia (spero che qualcuno nei commenti mi conforti), ma ci sono un sacco di persone a cui mandi una mail importante e non si degnano di risponderti. Lì scattano un sacco di domande paranoiche: l’avrà ricevuta? forse il suo server era sovraccarico? ha finito lo spazio nella casella di posta? si è incazzato? ecc.

Sinceramente mi fa davvero arrabbiare, soprattutto quando sono mail importanti, che gli costa mandarti un reply con un semplice “Ricevuto”?

Grazie a Boomerang vivo più sereno.
Anche i miei amici sono d’accordo:

  • Francesco invia preventivi per i suoi siti web e sa benissimo quando il potenziale cliente vede la sua email. Se dopo 2 giorni non riceve la notifica di apertura non comincia a piangere pensando di aver perso il cliente… sarà solo consapevole che aveva altro da fare e deve ancora vedere il suo preventivo. Inoltre eviterà di fare figuracce inviando mail che chiedono “avete ricevuto il mio preventivo?”
  • Per Giulia, copywriter freelance che invia le fatture ai propri clienti vale lo stesso discorso. Da quando lo usa non si chiede più “avranno visto la fattura o semplicemente non vogliono pagarla?”per non parlare di quelli che fingono di non aver ricevuto le mail, i migliori!

Altra funzionalità degna di nota è il tracciamento dei click sui link. Potrete tracciare “le conversioni” delle vostre email! :)

Come si fa? Nell’angolo in basso a destra delle vostra finestra di composizione del messaggio c’è un piccolo pulsante a forma di busta da lettera con un punto di domanda. Cliccatelo e Boomerang inserirà un piccola nota nel messaggio che vi permetterà di tracciarne l’apertura. Lo vedete qui sotto:

Come tracciare email con Boomerang

Appena il destinatario riceverà e aprirà la mail con il codice di tracciamento inserito da Boomerang riceverete una notifica della vostra casella di posta simile a questa nell’immagine:

Ricevuta lettura Boomerang in Gmail

Reminder e FollowUp con Gmail

Concludo la panoramica con le ultime 2 funzioni. La prima vi permette di “far ritornare una mail nella posta in arrivo” quando desiderate. Pensate a questo scenario: siete concentrati su un importante progetto e ricevete la mail della newsletter del vostro blog preferito. Odiate tenere mail da leggere nel vostro account Gmail e usate Boomerang per farvi arrivare la stessa mail la sera stessa, giusto dopo cena, quando vi state rilassando e potete leggere con calma l’ultimo post del blogger che seguite.

La seconda è la possibilità di “far ritornare nella inbox” una mail che avete inviato, ma non ha ricevuto risposta. Io non uso questa funzione, ma Giulia e Francesco, ad esempio, la usano per ricordarsi di inviare dei solleciti di pagamento quando le mail delle loro fatture non ricevono riscontro dopo il termine previsto per il pagamento.

Gianni invece (del bed&breakfast) la usa per ricordare nuovamente ai clienti di lasciare un commento sul loro soggiorno se vede che non riceve risposta dopo un mese dall’invio della mail.

Reminder Boomerang

Boomerang for Gmail è quasi gratis

Questa estensione per Gmail è gratuita, ma ha alcuni limiti di utilizzo. In particolare potrete schedulare fino a 10 messaggi al mese, mentre il tracciamento delle email non ha limiti.

Potete provare il servizio senza limiti per 30 giorni e valutare in base alla vostre necessità se acquistare i piani a pagamento.

Tengo a precisare che non sono in alcun modo legato a Boomerang, lo reputo solo un ottimo servizio e ho deciso di condividere con voi questa mia scoperta. Hanno un programma per affiliati che permette di guadagnare crediti sui referall che mandate. I crediti possono poi essere usati, ad esempio, per aumentare il numero di email pianificabili.

Conoscevate questo tool? Vi sembra utile?
Come lo userete? Aspetto i vostri commenti!

Il secondo strumento di produttività personale che vi presenterò è Toggl. Lo uso ormai da anni e non potrei farne a meno. Ma di questo parlerò nel prossimo articolo. Non perdetevelo! :)

Questo articolo è stato scritto da: Niki Rocco

Boomerang for Gmail: Email Tracking e Pianificazione Degli Invii

Niki Rocco è Senior Web Developer e Seo Specialist presso Quag, il nuovo social network utile basato sui tuoi interessi dove interagisci con chi ha i tuoi stessi interessi per risolvere piccoli e grandi problemi, imparare cose nuove od emergere come esperto nel tuo settore. Ha una passione sfrenata per il web e Wordpress. Lo trovi su Google+.

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11 Commenti

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  1. Marco Famà ha detto:

    Stupenda, mi piace davvero un sacco! Bravo, ottima segnalazione Niki e grazie mille per avermela fatta scoprire :)

    Rispondi
  2. Giacomo ha detto:

    e la privacy delle tue email?

    Rispondi
  3. Niki Rocco ha detto:

    @Marco Famà
    Grazie, felice di aver fatto cosa utile. :)

    @Giocomo
    Che intendi per privacy delle tue email? Dici che Boomerang legge le tue mail?

    Rispondi
  4. Michele Papaleo ha detto:

    Ciao Niki,
    ne avevo sentito parlare qualche giorno fa ma non lo avevo ancora provato.

    La possibilità di programmare l’email è molto ma molto utile: sono un tipo che mi scordo facilmente le cose da fare, programmando le email tutto sarà più facile.

    Complimenti per il post.

    Michele :)

    Rispondi
  5. Alex ha detto:

    Ma si tratta di un app di gmail oppure di un servizio terzo a cui dobbiamo dare la nostra password per fargli svolgere le sue funzioni nella nostra mail?

    Rispondi
  6. Niki Rocco ha detto:

    @Alex
    Non è un app di Gmail, non una di quelle estensioni presenti nella sezione Lab. E’ un addon per il browser, collegato ad un servizio esterno, che si integra dentro Gmail.
    Non devi fornire loro la tua password, ma devi autorizzare l’addon ad accedere alle tue mail. La procedura è simile ad un social login (es. quando fai login con Facebook dentro altri siti).
    Quindi, se ben interpreto la tua perplessità, se hai troppi segreti dentro Gmail forse è meglio non rischiare. Del resto, se hai troppi segreti dentro Gmail, li stai condividendo con Google, quindi siamo sempre li. :)

    Rispondi
    • Alex ha detto:

      ciao grazie per la risposta. Si tratta di una mail aziendale quindi se per segreti intendi: amministrazione,clienti,copie di fatture,allegati di disposizioni bancarie, copie di buste paga, c.v. dei collaboratori, copie digitali di documenti di identità, brevetti professionali, dati di accesso a siti web dove acquistiamo servizi, dati delle utenze dell’ufficio…ebbene si, abbiamo qualche segreto li dentro. Che mi consigli?
      E poi cosa intendi per ” se hai troppi segreti dentro Gmail, li stai condividendo con Google, quindi siamo sempre li” ?

      ciao e buona domenica

      Rispondi
      • Niki Rocco ha detto:

        Io credo sia un servizio affidabile, poi ognuno può fare le sue valutazioni.
        Con la frase “li stai condividendo con Google” intendevo che essendo Gmail di Google, è come se condividessi quei dati anche con loro. Non dico che li leggano, ma potrebbero farlo.

  7. Marco ha detto:

    Ma ad oggi funziona ancora? Io ho provato ad installare l’estensione su Firefox eppure non mi appare nulla in GMail, ho provato due volte senza riscontri positivi. Puoi aiutarmi a capire il problema?
    Ciao Grazie

    Rispondi

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