Ti Stai Ponendo Queste 11 Domande Per Scrivere Email Migliori?

scritto da Francesco Gavello [+] il 04 marzo 2009 | 8 Commenti in: Blogging Tips | Scrivere Contenuti

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Quanto tempo impieghi per gestire la tua inbox?

Quanto tempo sprechi per rimediare a comunicazioni poco efficienti che contribuiscono solamente ad aumentare la tua dose quotidiana di stress?

Se anche tu, come me, hai sperimentato “l’ansia da email imprevista”, forse potrebbe tornarti utile un piccolo promemoria di undici, essenziali, domande che negli anni ho imparato a focalizzare prima di premere sul tasto “invia”.

Certo non rappresenteranno la panacea di tutti i mali e, diciamocelo, non sopperiranno ad interlocutori poco inclini a fornire risposte sensate entro le giuste scadenze.

Ti serviranno tuttavia per impostare email chiare, autorevoli, leggibili e focalizzate con il minimo impegno. Email che funzionano, insomma.

Per questo, la prossima volta che dovrai inviare un’email, prova a chiederti…

11. Ho puntato dritto all’obiettivo?

Una delle più famose citazioni riguardo allo scrivere molto (e allo scrivere bene) recita più o meno “Ho scritto una lunga lettera. Questo perché non ho avuto più tempo di renderla breve“.

Se la sintesi forse è un dono, ciò non toglie che si possa allenare esattamente come tutte le altre abilità inerenti la sfera della comunicazione.

Non costringere il tuo interlocutore a cercare disperatamente ciò che davvero vuoi sapere da lui: lascia da parte lunghi preamboli e forbiti giri di parole. Punta a comunicare concetti preoccupandoti piuttosto di non generare fraintendimenti inutili. Ti ringrazierai di averlo fatto quando riceverai (tutte) le risposte che attendevi.

10. Ho inserito ciò che veramente conta ad inizio mail?

Anche all’interno di un’email esiste naturalmente una gerarchia di importanza per ciascuno degli argomenti trattati. E’ terribile scoprire che dopo aver impostato scrupolosamente una mail chiave, questa viene letta e ancora più frettolosamente restituita, salvo poi scoprire che l’unica, fondamentale e necessaria risposta che si attendeva è stata beatamente ignorata. Quante volte ti è capitato?

Chiediti dunque qual è l’unica cosa della quale hai veramente bisogno in risposta a ciò che scrivi. Poi, piazzalo tre righe dall’alto subito sotto i saluti iniziali.

9. Ho sfruttato delle liste puntate?

Abbiamo già parlato delle liste puntate come di un ottimo metodo per trasmettere concetti complessi, anche distanti tra di loro con ordine ed efficacia.

Una lista rende visivamente interessante il testo da leggere, si imposta in un paio di minuti e può rendere digeribile anche il testo più intricato.

8. Ho focalizzato un concetto in ogni frase?

Uno dei consigli più semplici per lo scrivere bene prevede che ogni singola frase debba trasmettere uno ed un solo concetto. Semplicemente mettilo in pratica: rende più facile per te scrivere, rende più facile per gli altri comprendere e rispondere (e se vogliamo è una buona abitudine che non dovresti limitare alle sole email).

7. Quanto spazio bianco ho inserito?

Non c’è niente di peggio dell’aprire un’email e trovarsi di fronte un monolitico blocco di testo che cerca disperatamente di comunicarci qualcosa.

Sfrutta gli spazi bianchi per separare concetti, per dare aria al messaggio e predisporre la mente di colui che legge in maniera positiva.

6. Ho trasmesso un po’ del mio brand?

Tutti hanno un brand, che lo vogliano o meno. E dato che brand è tutto ciò che gli altri riconoscono in noi quando noi non siamo presenti, dovresti pensare alle email come un (altro) ottimo modo per ricordare ai tuoi interlocutori chi sei, cosa fai e come sono in grado di rintracciarti sul web.

Pensa alle tue email come ad un modo di trasmettere la tua professionalità anche a chi non ti conosce affatto. Trova una buona firma e mantienila, indica un paio di URL e un magari contatto di instant messaging; non variare il tuo stile ad ogni messaggio ma rimani coerente.

5. Ho usato dei font standard?

Anche se a volte è bello credere il contrario, la tua mail non verrà letta più in fretta né tanto meno avrai risposte più precise se userai il Futura Bold per dare un qualche tipo di “tono” extra al messaggio.

Qualsiasi leggibile font standard, probabilmente quello di default preimpostato sul tuo client andrà benissimo e assolverà il suo scopo nella maniera migliore.

4. Ho commesso errori di grammatica?

Quando la inbox scoppia è facile iniziare a scrivere di getto e rispondere ad email anche piuttosto importanti con troppa leggerezza. Ecco spuntare errori grammaticali anche piuttosto imbarazzanti.

Abbiamo tutti (io per primo) da imparare, ma per fortuna quando l’attenzione cala subentrano tool che possono rimediare in parte a danni di questo tipo. Sulla macchina di ogni blogger non dovrebbero mai mancare un paio di correttori ortografici (per Firefox e Thunderbird) e un paio di promemoria sugli errori più comuni nella lingua italiana.

3. Ho risposto troppo d’impulso?

Soprattutto se il carico di lavoro è consistente, potresti essere tentato di rispondere ad ogni singola email di getto giusto per superare “l’ansia da inbox piena”. Per esperienza ti posso dire che agire in questo modo comporta più problemi che soluzioni, e genera la maggior parte delle volte fraintendimenti, imprecisioni, toni troppo pesanti quando le questioni sono spinose.

In una parola, non farlo. Una mail che può sembrarti “rovente” e molto simile ad un attacco personale può venire ampiamente ridimensionata da una seconda occhiata meno critica.

2. Mi sono lasciato trasportare da un flame?

Quando proprio non si può fare a meno di rispondere di getto, vuoi perché qualcuno si attende una risposta urgente o perché le cose stanno andando veramente male, è bene continuare a respirare abbondantemente e per nessun motivo al mondo iniziare a rispondere con toni troppo accesi; per prima cosa perché lacerano la professionalità anche dell’esperto più affermato e in secondo luogo sono un gran perdita di tempo che non porta a nessun risultato.

1. Era il caso di usare VERAMENTE un’email?

Eccoci qui, in cima alla nostra classifica.

Chiediti: “sto scrivendo un’email perché non ho nessuna altra alternativa a portata di mano, o perché è effettivamente la scelta migliore?”

Spesso un’email serve ad avere le “spalle coperte” durante lo sviluppo di un lavoro; serve a tracciare i dettagli più marginali e complice l’abitudine qualche volta ne facciamo uso senza nemmeno valutare le tante alternative disponibili.

In ambienti più informali, una buona sessione di chat su Skype può risolvere molti più dubbi di un fitto scambio di mail in nemmeno un decimo del tempo. Ed è solo una delle tante alternative disponibili.

Si, riconoscere quando non usare l’email è uno dei migliori modi per mantenere alta la qualità di quest’ultime.

foto: Capitan Giona

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8 Commenti

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  1. Andrea ha detto:

    Molto di quello che hai scritto, ritengo si possa applicare anche agli articoli di un blog.

    Concordo pienamente, al punto che, per scrivere un(‘)email – qualche dubbio sul genere della parola ‘email’ in italiano -, perdo parecchio tempo nel verificare grammatica e ortografia.

    Non avendo fatto studi classici, mi tratto molto severamente per quanto riguarda l’italiano.

    Fortunatamente non ricevo così tanti messaggi, quindi posso permettermi di perdere molto tempo nella revisione degli stessi, considerato anche che, specialmente al lavoro (come ora), mi tocca usare una tastiera americana, con un differente layout, e la mancanza totale di lettere accentate, cosa che rallenta parecchio.

    Ho una certa carenza nella sintesi, sulla quale cerco sempre di lavorare, ma vedo pochi risultati :)

    Quello che più mi manca è la presenza di un correttore grammaticale che ridurrebbe di parecchio i doppi, tripli, quadrupli controlli che faccio.

    Quando posso, uso Word per fare questi controlli, ma a casa, per esempio, dove non ho i proofing tools per l’italiano, non riesco a fare altro che controllare le parole nel dizionario.

    Anche con Thunderbird e Firefox uso entrambi i dizionari (italiano e inglese), ma, ancora, non è possibile fare dei controlli sulla grammatica e non conosco dei servizi che lo facciano.

    Leggendo molti blog (e scrivendo molto meno), mi sono reso conto che molti autori beneficerebbero di uno strumento del genere, poiché sembrano non abbiano voglia di controllare quello che scrivono (ammesso e non concesso che conoscano l’italiano).

    … avrei dovuto essere un po’ più sintetico suppongo :)

    Rispondi
  2. Ottantotto ha detto:

    Come sempre un articolo, semplice, d’effetto, che sfrutta le liste puntate e dà dei suggerimenti utili, molti dei quali onestamente conoscevo ma che fa sempre bene ripassare. Buon lavoro Francesco, continua così!

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  3. Francesco Gavello ha detto:

    @Andrea: Con le dovute distinzioni molti dei punti di cui sopra si possono applicare tanto agli articoli quanto ai commenti di un blog.

    Forse per gli articoli avrei inserito un ulteriore punto: Rileggere, rileggere, rileggere. Anche dopo una breve “pausa”.

    Spesso quando si scrive di getto si perde di vista il reale messaggio che stiamo (magari involontariamente) passando.

    Una seconda lettura anche solo dopo una manciata di minuti riesce sempre a “tarare” meglio le cose :)

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  4. Andrea ha detto:

    Concordo pienamente. E nonostante ciò, anche dopo diverse letture, anche a distanza di tempo, dopo aver pubblicato mi rendo conto di aver fatto errori (per inciso, la mia mania mi porta a seguire il tuo consiglio anche per email e commenti).

    E qui sorge una domanda: è corretto sempre correggere un post già pubblicato, magari anche vecchio di qualche giorno?

    Per le email, una volta inviate, c’è ben poco da fare, ma un post è sempre modificabile dall’autore.

    Personalmente, correggo sempre gli errori (benché forse, proprio nel mio caso, sarebbe superfluo, visto che si tratta di un blog fresco e senza visite). Ma in un blog come il tuo, per esempio, se dovessi accorgerti dopo qualche giorno di aver perso per strada una parola, correggeresti quello che hai scritto? Ammesso che tu abbia il tempo per rileggere un tuo post a distanza di giorni ;)

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  5. Francesco Gavello ha detto:

    Da un po’ di tempo a questa parte cerco di ritagliarmi qualche minuto alla sera per pescare a caso una delle pagine più viste del mese e rileggerla velocemente alla ricerca di qualche strafalcione (era quello di cui parlavo quando scrivevo delle quattro piccole azioni quotidiane per mantenere un blog in salute).

    Non è una soluzione “definitiva”, certo.

    Diciamo che però è una buona base di partenza per mantenere dei contenuti più o meno corretti senza impazzire ;)

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  6. Andrea ha detto:

    Giusto, ricordo anche l’articolo in effetti.

    Credo che il mio modo sia troppo stressante e che, una volta che potrò permettermi di avere delle pagine più viste fra le quali scegliere, questa azione permetterà di mantenere un certo controllo sui vecchi articoli, senza, come dici tu, impazzire per questo.

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  7. Lara ha detto:

    Ottimo post, ho preparato anche io un articolo sul tema, dove ripesco i tuoi fantastici consigli, lo pubblicherò in settimana. Purtroppo ora ho meno tempo di seguirti ma quando posso leggo sempre volentieri le tue idee. L’email è diventata per me strumento di lavoro e anche strumento fondamentale di comunicazione privata (ad esempio per parlare con un caro amico in missione in Afghanistan) e non riuscirei più a vivere senza, per questo tutti i consigli sono utili per migliorare il proprio stile e la propria chiarezza comunicativa.

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  8. ENRSIGN ha detto:

    un post del genere fà venire voglia di mettere subito in pratica quello scrivi. Semplice e utile !!

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